Vorlage - VO/21/17690/16  

1.

Ausgangsituation

Wie sieht die öffentliche Verwaltung der Zukunft aus?

„E-Government ermöglicht Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen den unkomplizierten und zeitlich unabhängigen Zugang zu den Leistungen des Staates. Der Gang zum Amt wird so in den meisten Fällen überflüssig. Darüber hinaus wird Verwaltungshandeln durch den Einsatz von E-Government-Verfahren schneller und kostengünstiger. Sie sorgen für mehr Effizienz und Transparenz.“ So lautet das entsprechende Eingangsstatement auf der Homepage des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat, das für die strategische Ausrichtung und Fortentwicklung des E-Governments in Deutschland verantwortlich ist.

„Montgelas 3.0“ steht für die E-Government-Strategie des Freistaates Bayern, deren Zielrichtung „vom Blatt zum Byte“ plakativ den dabei eingeschlagenen Entwicklungspfad aufzeigt.

Die örtliche Handlungsstrategie der Stadt Regensburg für Ausbau und Weiterentwicklung von E-Government wurde am 13.12.2017 im Ausschuss für Verwaltung, Finanzen und Beteiligungen (Drucksachennummer VO/17/13836/16) behandelt – ein Statusbericht dazu erfolgte am 30.01.2019 (Drucksachennummer VO/1915086/16) - und basiert auf drei Säulen:

• Die Erfüllung der gesetzlich vorgegebenen Pflichten (Säule 1):
  Hierunter fällt beispielsweise das sog. Onlinezugangsgesetz, das alle Behörden von Bund, Ländern und Kommunen bis Ende 2022 verpflichtet, alle Verwaltungsleistungen über Verwaltungsprotale auch digital anzubieten und diese Portale zu einem Verbund zu verknüpfen. Zu den gesetzlich vorgegebenen Pflichten gehören aber beispielsweise auch die Informationssicherheit, die sichere verschlüsselte elektronische Kommunikation und der elektronische Identitätsnachweis, E-Payment oder die E-Rechnung.

• Die Implementierung von Einzelprojekten mit besonderer Bedeutung (Säule 2):
  Die Projekte „Fachdienste Einwohner- und Standesamtswesen“, „Elektronische Bewerberverwaltung“, „Einführung medienbruchfreie Kfz-Wiederzulassung“, „Auskunftssystem Geo-Information“, „elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren“ wurden bereits abgeschlossen. Weitere Projekte wie z. B. „Online-Traukalender“, „Sportstättenmanagement mit einer Online-Veröffentlichung der Belegungspläne“, „Kita-App“ sind gerade in Bearbeitung. Für 2022 angemeldete Projekte sind z. B. „digitaler Bauantrag“, „Digitalisierung Gastschulbeitragswesen“, „digitale Gartenkursanmeldung“, „Online-Buchung von Freizeitstätten“

• Die Entwicklung einer mittel- bis langfristig ausgerichteten städtischen
  E-Government-Strategie (Säule 3):
  Das ist im Folgenden Gegenstand dieses Berichts.

2.

Entwicklung einer mittel- bis langfristig ausgerichteten E-Government-Strategie

Die Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse steht im Kontext rechtlicher, gesellschaftlicher, technischer, finanzieller, organisatorischer und personeller Rahmenbedingungen. Es bedarf hierzu einer gesamtstädtischen Strategie, die Entwicklungspotentiale und –bedarfe identifiziert, aus vielfältig vorhandenen und möglichen E-Government-Bausteinen, unter Einbeziehung dieser Rahmenbedingungen und ausgerichtet an den Zielen der Stadt, eine Perspektive für die Entwicklung der elektronischen Verwaltung bei der Stadt Regensburg vorgibt.

Dieser Prozess ist als Projekt organisiert, der von einer Projektlenkungsgruppe unter dem Vorsitz der Oberbürgermeisterin begleitet wird.

Es handelt sich dabei um eine Aufgabenstellung, die fachlich wie methodisch hohe Anforderungen stellt. Daher wurde es als zielführend und notwendig angesehen, externen Sachverstand einzubeziehen.

In einem nationalen Vergabeverfahren als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb wurde eine Beratungsfirma ausgewählt.

3.

Projektplan und aktueller Stand

In Abstimmung mit der beauftragten Beratungsfirma BDO AG wurde ein Projektplan aufgestellt. Er gliedert sich in folgende drei Phasen:

Phase 1 - Erarbeitung strategischer und rahmengebender Leitsätze (August 2020 – März 2021)

• Strategieworkshops mit der Verwaltungsleitung (Direktorien und Referate)
• Strategieworkshops mit internen und externen Interessensvertretungen

• Strategieformulierung in Leitsätzen, die sich aus den Strategieworkshops ableiten
• Strategiebeschluss

Phase 2 - Ableitung von Handlungsfeldern und Maßnahmen (geplant März 2021 – August 2021)

• Ableitung von Handlungsfeldern aus der Strategie
• Abgleich rechtlicher und technischer Rahmenbedingungen mit Umsetzungsstand
• Erarbeitung von Maßnahmen mit den Ämtern in Workshops
   

Phase 3 - Erstellung eines Maßnahmen- und Umsetzungsplans (geplant August 2021 – Dezember 2021)

• Erarbeitung von Bewertungskriterien
• Strukturierung und Priorisierung von Maßnahmen
• Erstellung eines Maßnahmenplans
• Erstellung eines Umsetzungs- und Kommunikationskonzepts

Die zeitlichen Angaben sind als Planungsansätze zu verstehen, die Projektplanung wird gerade operationalisiert. Außerdem können sich pandemiebedingt Veränderungen ergeben.

Erläuterung zu Phase 1:

Auftakt war ein Strategieworkshop mit der Verwaltungsleitung (= Oberbürgermeisterin, Direktorien und Referate) am 03.12.2020. Unmittelbar danach erfolgte mit der Durchführung des Workshops am 04.12.2020 die Einbindung der ausgewählten verwaltungsinternen Interessensvertretungen (z. B. Informationssicherheitsbeauftragter, Jugend- und Auszubildendenvertretung, Gesamtpersonalrat, Datenschutzbeauftragter).

Verschiedene Interessensvertretungen aus der Stadtgesellschaft (z. B. Seniorenbeirat, Universität Regensburg, Industrie- und Handelskammer) hatten im hybrid durchgeführten Workshop am 18.01.2021 die Möglichkeit, sich aktiv in den Prozess einzubringen.

Sämtliche Ergebnisse aus den jeweiligen Veranstaltungen wurden geclustert und mündeten in den strategischen Leitsätzen, die von der Verwaltungsleitung in einem weiteren Strategieworkshop am 19.01.2021 diskutiert wurden.

Ziel dieser Vorgehensweise war es, auf Grundlage einer breit gefächerten strategischen Leitlinie Commitment für den weiteren Prozess zu schaffen. Die Leitsätze – derzeit zwangsläufig auf hohem Abstraktionsgrad- werden im weiteren Verlauf bis auf die Maßnahmenebene konkretisiert.

4.

Auf dem Weg zum digitalen Rathaus: Die strategischen Leitsätze zum E-Government

Die erste Projektphase ist nunmehr abgeschlossen. Die strategischen Leitsätze, die als deren Ergebnis vorliegen, stecken den Rahmen für die Interaktion mit der Stadtgesellschaft, die Dienstleistungen selbst, die Leistungserbringung, die Leistungsunterstützung sowie für die Umsetzung und Weiterentwicklung der Strategie.

„Die Stadt Regensburg nutzt die Möglichkeiten des E-Governments, um ihre Dienstleistungen kundenorientierter auszugestalten und effizienter auszuführen.“

Im Einzelnen:

4.1

Interaktion

Die Stadt Regensburg vernetzt verschiedene Akteure für die Schaffung weiterer digitaler Angebote. Sie ermöglicht neue, technisch unterstützte Formen der Mitsprache und Mitgestaltung und nutzt diese Angebote für eine aktive Information und einen intensiveren Dialog mit der Stadtgesellschaft und mit ihren Beschäftigten. Sie achtet hierbei sowohl auf eine zielgruppengerechte und zweckmäßige Kommunikation als auch auf eine Verbesserung digitaler Kompetenzen der Bürgerinnen und Bürger.

Die einzelnen Leitsätze lauten:

Kommunikation

„Zielgruppengerecht informieren und kommunizieren“

Die Stadt Regensburg informiert laufend über Themen der Stadtverwaltung, aktuelle Entwicklungen und erteilt zeitnah die für den jeweiligen Informationsbedarf der verschiedenen Adressaten relevanten Auskünfte. Zu diesem Zweck wählt sie zielgruppengerechte, zweckmäßige und digital unterstützte Kommunikationskanäle und Austauschmöglichkeiten.

Koordination und Vernetzung

„Rahmenbedingungen zur digitalen Weiterentwicklung schaffen“

Die Stadt Regensburg bietet adäquate Rahmenbedingungen für die Schaffung weiterer digitaler Angebote durch die Akteure der Stadtgesellschaft. Sie koordiniert und vernetzt die beteiligten Handelnden und bietet soziale, virtuelle und/oder physisch verankerte Orte und Plattformen, um digitale Innovationen zu entwickeln, zu erproben und den Austausch zu fördern. Die Stadt Regensburg sorgt für eine Verbesserung digitaler Grundkompetenzen bei den Akteuren der Stadtgesellschaft. Zu diesem Zweck unterstützt sie bei der Bereitstellung entsprechender Angebote zur Wissensvermittlung.

Partizipation

„Nutzer in den Fokus nehmen und beteiligen“

Partizipation stellt eine stärkere Verbindung zwischen der gesellschaftlichen Basis, ihren gewählten Vertreterinnen und Vertretern und der Verwaltung her. Die digitale Transformation erlaubt eine Erleichterung und Verbesserung der Beteiligung durch neue Formen der Teilhabe, Mitsprache und Mitgestaltung.

Die Stadt Regensburg nutzt diese Formen der Partizipation für ihren Dialog mit der Stadtgesellschaft und ihren Beschäftigten, um die Transparenz (über z. B. geplante und umgesetzte Vorhaben) zu erhöhen und um gemeinsam mit den Beteiligten bedarfsgerechte Lösungen für die jeweils adressierten Themen zu erarbeiten.

Die Einbindung erfolgt auf verschiedenen analogen und digitalen Kanälen, Plattformen und Portalen, um möglichst viele Bevölkerungsgruppen bzw. Beschäftigte zu erreichen.

4.2

Dienstleistungen

Die Stadt Regensburg macht ihre Dienstleistungen barrierearm, zeit- und ortsunabhängig verfügbar. Sie erhöht dabei deren Bekanntheitsgrad und damit auch die digitale Nutzungsintensität.

Die Erstellung der Dienstleistungen wird entsprechend den Anforderungen der Stadtgesellschaft, im Rahmen der rechtlichen Vorgabe und auf Basis der technischen Möglichkeiten weiterentwickelt und auf diese Weise effizienter und transparenter gestaltet.

Die einzelnen Leitsätze lauten:

Verfügbarkeit und Qualität

„So digital wie sinnvoll möglich, so analog wie nötig“

Die Stadt Regensburg erfüllt alle relevanten regulatorischen Vorgaben (z. B. des OZG) und verfolgt darüber hinaus das Ziel, ihre Dienstleistungen immer dann digital zu erstellen und anzubieten, wenn dies möglich und unter Berücksichtigung einer Aufwand-/ Nutzenabwägung wirtschaftlich sinnvoll ist.

Neben dem Umfang der digitalisierten Angebote erhöht die Stadt Regensburg auch deren Bekanntheitsgrad und Nutzungsintensität durch geeignete Kommunikationsmaßnahmen und Anwendungshilfen.

Die Stadt Regensburg bietet ihre Leistungen unter Berücksichtigung der Kundenbedarfe bis auf Weiteres digital und analog an, um alle Nutzerschichten zu erreichen und auch weiterhin eine persönliche Betreuung zu ermöglichen.

Mit der orts- und zeitunabhängigen Verfügbarkeit und einem barrierearmen und niederschwelligen Online-Angebot steigert die Stadt Regensburg die Qualität des Angebots, seine Zugänglichkeit und die Chancengleichheit.

Transparenz

„Informationen und Daten bereitstellen“

Die Stadt Regensburg nutzt die Möglichkeiten der Digitalisierung für eine verbesserte Transparenz über ihre Ziele, Dienstleistungen, Verfahren und Bearbeitungsstände sowie die hierfür benötigten bzw. geschaffenen Daten. Sie unterstützt den wechselseitigen Wissensaustausch durch eine aktive Ansprache möglicher Interessengruppen sowie frei zugängliche Open Data-Angebote. Die (unter Berücksichtigung des Datenschutzes) bereitgestellten Daten und Informationen werden adressatengerecht aufbereitet, damit sie leicht zugänglich sind und auch so wahrgenommen werden.

4.3

Leistungserbringung

Zu diesem Zweck werden die Arbeitsabläufe wo möglich und sinnvoll reorganisiert und zunehmend digital unterstützt. Begleitet wird dies durch den Auf- und Ausbau kooperativer, interdisziplinärer Organisations- und Arbeitsformen.

Die Beschäftigten werden umfassend auf die hiermit verbundenen Veränderungen vorbereitet und angemessen ausgestattet. Die Verbesserung der Arbeitsbedingungen erhöht gleichzeitig die Attraktivität der Stadt Regensburg als Arbeitgeberin.

Die einzelnen Leitsätze lauten:

Ausstattung und Ausbildung

„Beschäftigte fortbilden, ausstatten und unterstützen“

Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung neuer bzw. Weiterentwicklung vorhandener Systeme sind in technisch unterstützte Abläufe eingebundene Arbeitsplätze, die bedarfsgerechte Vermittlung der für die Systemnutzung notwendigen Kompetenzen und eine angemessene Unterstützung bei der laufenden Systemanwendung.

Eine konstruktive Fehlerkultur ermöglicht es, Verbesserungsideen aus der Praxis heraus zu entwickeln.

Eine besondere Rolle kommt hierbei der Vorbildfunktion der Führungskräfte zu, die daher ebenfalls aktiv auf eine zum Teil neue Art der Führung vorbereitet werden.

Digitales Verständnis

„Beschäftigte mitnehmen und aktiv einbinden“

Eine aktive Beteiligung der Beschäftigten über gezielte Kommunikationsmaßnahmen sorgt für Transparenz und führt bei konsequenter und dauerhafter Umsetzung zu einer immer proaktiveren Beschäftigung mit den technischen Möglichkeiten, entwickelt die digitalen Kompetenzen fort und sichert damit dauerhaft die Akzeptanz der digitalen Leistungserbringung und -bereitstellung.

Standards

„IuK-Infrastruktur vereinheitlichen“

Ein höchstmögliches Maß an Standardisierung bei der Systeminfrastruktur, der Hard- und Software und bei den zugrundeliegenden Kernprozessen sorgt für eine homogene und schnittstellenarme Arbeitsumgebung, für weitgehend medienbruchfreie und schnellere Abläufe und einen geringeren Aufwand bei der Systembetreuung.

Wissensmanagement

„Daten und Wissen miteinander teilen“

Die Stadt Regensburg sorgt dafür, vorhandenes Wissen bedarfsgerecht und effizient nutzbar zu machen. Die Bereitstellung und Verarbeitung von Daten und Informationen sind redundanzfrei und transparent geregelt. Dies erlaubt verwaltungsintern einen gesicherten Zugriff, die gemeinsame Nutzung einheitlicher Datenbestände und ein gemeinsames (auch dienststellenübergreifendes) Arbeiten. Darüber hinaus schafft die Stadt adäquate Rahmenbedingungen zur Verbesserung des internen Austauschs zwischen den Beschäftigten sowie des externen Austauschs mit Dritten.

Arbeitsumgebung

„Rahmenbedingungen für modernes Arbeiten schaffen“

Die Digitalisierung macht im Arbeitsalltag der Beschäftigen Verbesserungen in Bezug auf deren Mobilität und Innovationskraft möglich. Zu diesem Zweck unterstützt die Stadt Regensburg entsprechende Arbeitsweisen und -prozesse in Form eigenverantwortlicher und auf bestimmte Aufgaben konzentrierter Teams sowie die Weiterentwicklung der IuK-Infrastruktur für orts- und zeitflexibles (mobiles) Arbeiten. Sie achtet dabei auf die Vereinbarung von Beruf und Privatleben, die gesundheitlichen Aspekte und die sozialen Komponenten der persönlichen Zusammenarbeit.

Gleichzeitig wird auf diese Weise die interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Ämtern erleichtert und eine ganzheitliche und stärker kundenorientierte Sicht auf die Verwaltungsaufgaben ermöglicht.

Der Wandel in Bezug auf die Arbeitskultur wird eng begleitet durch Maßnahmen, die geeignet und erforderlich sind, die Beschäftigten vor möglichen aber unerwünschten Nebeneffekten (z. B. der Verhaltenskontrolle oder uneingeschränkten Erreichbarkeit) zu schützen.

Durchgängige Prozesse

„Organisationsstrukturen weiterentwickeln“

Die vorhandene Aufbau- und Ablauforganisation ist vor dem Hintergrund bislang nicht in der Fläche genutzter Möglichkeiten der technischen Unterstützung (wie z. B. Workflows) auf die mit dem E-Government verfolgten Ziele hin anzupassen. Die Organisation und die technischen Unterstützungsmöglichkeiten stehen in einem wechselseitigen Zusammenhang, der bei der Weiterentwicklung der Prozesse berücksichtigt wird. In diesem Sinne geht die organisatorische Neuausrichtung (Prozessoptimierung) einer Weiterentwicklung der Anwendungssysteme voraus und berücksichtigt dabei die Möglichkeiten und Grenzen dieser Systeme.

Die Stadt Regensburg schafft Rahmenbedingungen, die es erlauben, bei der organisatorischen Neuausrichtung auch verfestigte Zuständigkeits- und Hierarchiegrenzen in Frage zu stellen, um die interdisziplinäre, kunden- und lösungsorientierte Zusammenarbeit zu fördern und um die mit der Digitalisierung verbundenen Verbesserungspotenziale bestmöglich auszuschöpfen. So können Prozesse durchgängiger, schneller und wirtschaftlicher werden.

4.4

Leistungsunterstützung

Die Stadt Regensburg begreift dabei den Schutz und die Sicherheit der Daten und ein transparentes Verwaltungshandeln als unabdingbare Voraussetzungen für ein souveränes, selbstbestimmtes Handeln aller Beteiligten.

Die einzelnen Leitsätze lauten:
 

Datenschutz, Informationssicherheit und Datensouveränität

„Datenschutz und Informationssicherheit gewährleisten“

Die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz, zur Informationssicherheit und zur Datensouveränität sind durch die Vorgaben der Datenschutz- und Informationssicherheits-beauftragten ergänzt und durch die Anpassung auf die Rahmenbedingungen der Stadt Regensburg hin konkretisiert.

Technische und organisatorische Maßnahmen stellen sicher, dass diese Vorgaben eingehalten werden und dass auf diese Weise die Verarbeitung der Daten rechtmäßig erfolgt und dass die Personen, über die Daten vorliegen, selbst über Preisgabe und Verwendung der sie betreffenden Informationen bestimmen.

Ausstattung mit IuK-Technologie

„Zukunftsfähige IuK-Infrastruktur bereitstellen“

Die Informations- und Kommunikationsarchitektur folgt der IT-Strategie der Stadt Regensburg und bildet die Grundlage für die technische Ausstattung der Verwaltung. Die Konzeption ist mit der E-Government-Strategie abgestimmt und reagiert daher auf die sich hieraus ergebenden Anforderungen in Bezug auf den technischen Funktionsumfang, die Sicherheit und Wirtschaftlichkeit.

4.5

Umsetzung und Weiterentwicklung der E-Government-Strategie

Die E-Government-Strategie dient als handlungsweisender Rahmen und Grundlage zur Ableitung operativer Handlungsfelder und Maßnahmen. Sie setzt Anreize für ein wirtschaftliches und nachhaltiges Handeln.

Die Inhalte, das Vorgehen und die Ergebnisse werden laufend überprüft und regelmäßig angepasst.

Die einzelnen Leitsätze lauten:

Strategischer Handlungsrahmen

„Politisch gewünschten Handlungsrahmen schaffen“

Die E-Government-Strategie stellt eine vom Stadtrat getragene Grundlage dar, aus der die konkreten Handlungsfelder und die zur Zielerreichung notwendigen Maßnahmen abgeleitet werden. Sie ermöglicht die Priorisierung der Maßnahmen und bietet in Zweifelsfällen eine praktische Entscheidungsgrundlage.

Projektmanagement

„Umsetzung aktiv und flexibel steuern“

Die Umsetzung der E-Government-Strategie stellt hohe Anforderungen an die Verwaltung. Die Vielzahl der sich daraus ergebenden Projekte wird umfassend geplant, im Sinne eines Multiprojektmanagements gesteuert und auf die Zielerreichung hin überwacht.

Ausgestattet mit den erforderlichen Kompetenzen handeln die Projektteams entscheidungsfreudig und kundenorientiert und setzen die im Projekt gemachten Erfahrungen unmittelbar in Form von Verbesserungen um. Dabei können auch Methoden des agilen Projektmanagements zum Einsatz kommen.

Die hierfür erforderlichen Veränderungen benötigen Zeit. Daher und weil es sich um ein lernendes System handelt, werden die damit erreichten Verbesserungen schrittweise erreicht.

Effizienz und Nachhaltigkeit

„Anreize setzen“

Die E-Government-Strategie wird so umgesetzt, dass die damit verbundenen Investitionen mittel- bis langfristig zu einer wirtschaftlicheren Leistungserbringung und zu einem nachhaltigeren Umgang mit Ressourcen führen. Die damit gewonnene zeitliche und finanzielle Entlastung wird für weitere Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung genutzt.

Monitoring und Evaluation

„Fortschritte überwachen und Erfolge berichten“

Die Strategie wird vor dem Hintergrund ihrer Umsetzung und der sich laufend verändernden rechtlichen, technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen regelmäßig überprüft und weiterentwickelt. Grundlage hierfür ist ein strategisches Controlling anhand zuvor festgelegter, ziel- und leistungsbezogener Kennzahlen.

5.

Ausblick auf das weitere Vorgehen

Auf Basis der strategischen Leitsätze werden in der Projektphase 2 konkrete Handlungsfelder abgeleitet. In Workshops, die -soweit pandemiebedingt notwendig- auch virtuell oder hybrid durchgeführt werden können, erfolgt eine umfangreiche Einbindung der Ämter. Ziel dieser Phase ist es, konkrete Einzelmaßnahmen zu erarbeiten, mit denen die Leitsätze umgesetzt- gewissermaßen mit Leben erfüllt- werden. Final münden die erarbeiteten Maßnahmen nach erfolgter Strukturierung und Priorisierung in der Phase 3 in einem Maßnahmenplan, der mit einem Umsetzungskonzept operationalisiert wird.