Vorlage - VO/22/19267/16  

Sachverhaltsdarstellung:

1. Ausgangssituation

Mit Beschluss vom 13.12.2017 im Ausschuss für Verwaltung, Finanzen und Beteiligungen wurde die Verwaltung beauftragt, nach Maßgabe der örtlichen Handlungsstrategie (Drucksachennummer VO/17/13836/16) E-Government innerhalb der Stadtverwaltung weiterzuentwickeln und sukzessive auszubauen. Ein Statusbericht dazu erfolgte am 30.01.2019 (Drucksachennummer VO/1915086/16).

Die örtliche Handlungsstrategie sieht dabei neben der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und der Implementierung von Einzelprojekten die hier gegenständliche Entwicklung einer mittel- bis langfristig ausgerichteten städtischen
E-Government-Strategie vor.

2. Entwicklung einer mittel- bis langfristig ausgerichteten E-Government-Strategie

Ausbau und Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsprozesse stehen im Kontext rechtlicher, technischer, finanzieller, organisatorischer und personeller, aber auch gesellschaftlicher Rahmenbedingungen. Gerade die zur Bewältigung der Coronapandemie erforderlichen Maßnahmen, wie beispielsweise der alternativlose Ausbau von Homeofficemöglichkeiten, zeigen eindrucksvoll, welche Dynamik in diesem Prozess steckt.

Vor diesem Hintergrund ist eine gesamtstädtische Strategie zielführend, die Entwicklungspotentiale und -bedarfe identifiziert und eine konkrete Perspektive für die Entwicklung der elektronischen Verwaltung bei der Stadt Regensburg bietet. Die Entwicklung dieser Strategie war im Kern darauf ausgerichtet, den Handlungsbedarf möglichst umfassend und detailliert zu erfassen und umsetzungsorientiert zu priorisieren. Nicht verfolgt wurde indes das Ziel, eine „Hochglanzbroschüre“ anzufertigen, die zum Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung bereits durch ständig fortschreitende Entwicklung überholt ist, sondern ein fortschreibungs- und anpassungsfähiges Arbeitswerkzeug. Dieser Prozess wurde in allen Phasen von der BDO AG als externem Berater begleitet.

2.1 Projektplanung - konzeptionelles Vorgehen

Bei der Projektplanung wurde besonderer Wert daraufgelegt, in der Kernphase des Projekts, nämlich der Feststellung des erforderlichen Handlungsbedarfs, ein breites Maß an verwaltungsinterner Partizipation zu ermöglichen.

Das Projekt lief von August 2020 bis Juni 2022 – mit verschiedenen coronabedingten Verzögerungen - in folgenden drei Phasen:

2.1.1 Phase 1 – Erarbeitung strategischer Leitsätze

Im Rahmen verschiedener Strategieworkshops mit der Verwaltungsleitung wurden die Zielvorstellungen zur digitalen Stadtverwaltung aufgenommen. Im Sinne eines partizipativen Prozesses hatten ausgewählte interne (z. B. Informationssicherheitsbeauftragter, Gesamtpersonalrat, Jugend- und Auszubildendenvertretung, Datenschutzbeauftragter) und externe Interessensvertretungen (z. B. Seniorenbeirat, Universität Regensburg, Industrie- und Handelskammer) die Möglichkeit, sich im Rahmen der Strategiefindung einzubringen und die Einschätzungen zum Handlungsbedarf und die Erwartungshaltungen aufzuzeigen.

Aus den Erkenntnissen dieser Workshops wurde die strategische Gesamtausrichtung mittels strategischer Leitsätze formuliert und dem Ausschuss für Verwaltung, Finanzen und Beteiligung in der Sitzung vom 18.03.2021 (VO/21/17690/16) vorgelegt.

2.1.2 Phase 2 – Ableitung von Handlungsfeldern und Maßnahmen

In der Phase 2 wurden zunächst die wesentlichen rechtlichen, technischen, organisatorischen und fachlichen Rahmenbedingungen für das E-Government in der Stadtverwaltung strukturiert herausgearbeitet und hieraus resultierende Handlungsfelder für die Schwerpunktsetzung der E-Government-Strategie abgeleitet.

Nach einer Auftaktveranstaltung mit allen Dienststellen wurden Handlungsfelder in 200 umfangreiche Maßnahmensteckbriefe von 33 Dienststellen mit den relevanten Daten (z. B. Ziel, Inhalt, Dauer, Aufwand) beschrieben.

In mehreren Themenworkshops mit den Dienststellen und einer gemeinsamen Veranstaltung mit allen Beteiligten wurden die Inhalte der Maßnahmensteckbriefe geclustert und gewichtet.
 

2.1.3 Phase 3 – Erstellung eines Umsetzungsplans

In der Phase 3 wurden zunächst Bewertungskriterien festgelegt, um die Einzelmaßnahmen in eine prioritätsorientierte Umsetzungsreihenfolge zu bringen.

Zur Strukturierung und Priorisierung wurden die vorstehend dargestellten Steckbriefe zunächst inhaltlich nach verschiedenen Kriterien ausgewertet. Hier ein gebündelter Auszug der Auswertung:
 

Bei der Auswertung der Steckbriefe und der Ergebnisse der Themenworkshops wurden übergreifende Bedarfe in sogenannten „Zentralprojekten“ gebündelt. Ziel ist es, Lösungen zu generieren, die stadtweit mit der erforderlichen Anpassungsfähigkeit zum Einsatz gebracht werden können. Die Vorteile dieser Vorgehensweise in organisatorischer, IuK-technischer und nicht zuletzt wirtschaftlicher Hinsicht liegen auf der Hand.

Im Einzelnen stellen sich die Zentralprojekte wie folgt dar:

Klarstellend sei darauf hingewiesen, dass die aufgezeigten Inhalte bereits jetzt im Zusammenhang mit verschiedenen E-Government-Maßnahmen realisiert wurden bzw. werden. Ergänzend ist die zentrale Einhegung im Rahmen der gegenständlichen Umsetzungsplanung von entscheidender Relevanz.

Inhaltlich stand bei der Erstellung des Maßnahmenplans angesichts der insoweit vorgegebenen Verpflichtung die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) im Vordergrund.

Unter dieser Maßgabe wurden die Steckbriefe verschiedenen Umsetzungsstaffeln zugeordnet:

Ergänzend werden die Steckbriefe in einzelne, nachstehend dargestellte Arbeitspakete (Maßnahmen und Projekte) unterteilt, wodurch der Umsetzungs- und Koordinierungsaufwand maßgebliche Erleichterungen erfährt.

Maßnahmen, die auf Basis eines Zentralprojektes oder über ein bereits etabliertes Verfahren abgewickelt werden:

Projekte, die über die AG IuK angemeldet und im Rahmen eines IT-Projektes abgewickelt werden:

Insgesamt ergibt sich demnach die folgende Umsetzungsstruktur:

Was den Zeitverlauf anbelangt, wurde der Gesamtaufwand zur Umsetzung für den Umfang bei der Bildung der einzelnen Staffeln berücksichtigt und – soweit im Vorfeld überhaupt kalkulierbar – auf die verfügbaren Personalkapazitäten zur Umsetzung ausgerichtet. Obwohl die Staffeln zeitversetzt beginnen, werden mehrere Staffeln gleichzeitig laufen. Verschiedene Arbeitspakete eines Steckbriefs können dabei jedoch nicht immer zeitlich unmittelbar nacheinander umgesetzt werden.

Beispielhaft für die Maßnahme „Digitale Entwässerungsgenehmigung“ aus der Staffel OZG 2 stellt sich die Realisierung somit wie folgt dar:
 

Die Maßnahme umfasst laut Maßnahmensteckbrief folgende Inhalte:

• Antragsstellung mit Antragsformular und Anlagen (z. B. Pläne, Berechnungen)
• Genehmigung mittels Bescheid
• Baukontrolle und Schlussbesichtigung
• Einführung eines Fachverfahrens
• Kommunikation zwischen Antragsteller und Bearbeiter
• sichere Identitätsfeststellung der Antragsteller und sicherer Dokumentenaustausch (IT-gestützt)
• Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem

Die Umsetzung erfolgt über folgende Arbeitspakete

• Online Antragstellung (M1) – ab 1.Quartal 2023
• eAkte (M2) – ab 2. Quartal 2024
• digitale Signatur (M3) – ab 3. Quartal 2024
• sichere Kommunikation (M4) – ab 4. Quartal 2024
• Projekt zur Einführung eines Fachverfahrens mit entsprechenden Schnittstellen (P 1) – voraussichtlich im Jahr 2025

Erläuterung des strukturellen und zeitlichen Ablaufs:

Die Umsetzung der Digitalisierungsmaßahme (2023-2025) beginnt mit der digitalen Antragsstellung (M1) im ersten Quartal 2023. Darauf folgend werden die Ergebnisse aus dem Zentralprojekts eAkte (2022 / 2023) benötigt, um anschließend das Arbeitspaket eAkte (M3) im 2.Quartal 2024 (hier in Bezug auf Schnittstellen Formularsystem zum DMS) zu realisieren. Die digitale Signatur (M3) wird bereits anteilig über die BayernID bei der Antragstellung (M1) umgesetzt (Teil 2023), jedoch müssen ggf. auch für interne Abläufe oder auch für die Unternehmen Identifizierungslösungen aus dem Zentralprojekt eSignatur nachjustiert werden (2024/2025). Die Sichere Kommunikation der Verfahrensinhalte (M 4), wie z.B. Übertragung von Dokumenten/Bescheiden kann erst nach Standardisierung des Zentralprojektes „Sichere Kommunikation“ erfolgen (und damit eine Datenübertragung von Anlagen). Hierzu wird auch ein IT-Projekt für ein Fachverfahren (P 1) im Jahr 2025 erforderlich werden, was mit dem Zentralprojekt „Sichere Kommunikation“ synchronisiert werden sollte.

Festzuhalten bleibt, dass der Zeitverlauf zwar eine Einordnung auf der Basis der jetzigen, speziell personellen und technischen Ausgangssituation ermöglicht, allerdings aufgrund der dynamischen Entwicklung der Digitalisierung (z. B. „OZG-Booster“, Bayerisches Digitalisierungsgesetz, „OZG 2.0“) künftig regelmäßig überprüft und mit der notwendigen Agilität gehandhabt werden muss.

3. Umsetzung der E-Government-Strategie

Wie die Erarbeitung der Strategie beginnt auch deren Umsetzung nicht am Punkt Null. Aktuell wird bereits mit Hochdruck am Ausbau der Online-Antragstellung gearbeitet. Auch Zentralprojekte sind bereits in Vorbereitung.

Die Umsetzung der in der E-Government-Strategie enthaltenen Maßnahmen ist ein komplexer, aufwändiger und andauernder Prozess, der eines gezielten Ressourceneinsatzes bedarf. Im Bereich des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik befindet sich deshalb derzeit – unter Einsatz bereits im Stellenplan verfügbarer und für den Nachtragshaushalt 2022 in Aussicht stehender Stellen – die neue Abteilung „IT-Strategie, 

E-Government, Smart-City“ im personellen Aufbau.

Hier wird die Umsetzung des E-Governments nicht nur in Verzahnung mit der IT-Strategie erfolgen, sondern auch in enger Abstimmung mit der laufenden Smart-City-Förderkulisse. Dabei werden sich Synergieeffekte – soweit im förderrechtlichen Rahmen unschädlich – vor allem über die Teilprojekte „Digitales Rathaus“ und „Smart Infrastructure“ ausschöpfen lassen. So soll etwa aufbauend auf der Erarbeitung eines städtischen Datenkonzeptes die Bereitstellung von Daten (Open Data) durch eine Urban Data Platform sowohl durch die Stadt als auch externe Anbieter ermöglicht werden.

Ferner sollen die in verschiedenen Verwaltungsbereichen stattfindenden Bürgerbeteiligungen zukünftig vereinheitlicht und zentralisiert über eine städtische Bürgerbeteiligungsplattform abgewickelt werden.

Auf den Beschluss (VO/21/18205/RII vom 26.08.2021) zur Umsetzung des Förderprojektes „Modellprojekte Smart Cities: Stadtentwicklung und Digitalisierung“ wird hingewiesen.

Eine Präsentation zur E-Government-Strategie in der auch die Bandbreite der einbezogenen Steckbriefe exemplarisch anhand der Staffel „OZG 1a+b“ dargestellt ist, ist als Anlage beigefügt.

Der Ausschuss beschließt:

Der Ausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis.

Anlage:

Präsentation