Vorlage - VO/17/13106/DB1
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Sachverhalt:
Anlagen:Nr. 1 - Raumprogramm/Raumliste Nr. 2 - Wertungskriterien Teilnahmeantrag Nr. 3 - Wertungskriterien Angebotsverfahren Nr. 4 - Lageplan/Bebauungsplan
1. Ausgangssituation
Für den Neubau des Multifunktionsgebäudes in der Rudolf-Vogt-Straße in Regensburg (ehem. Nibelungenkaserne) fasste der Ausschuss für Soziales und allgemeine Stiftungsangelegenheiten am 28.09.2016 den Maßnahmenbeschluss. Die Verwaltung wurde beauftragt, zur Realisierung des Bauvorhabens ein europaweites VOB-Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb für die Planung und den Bau vorzubereiten und auszuschreiben.
2.Projektbeteiligte
Nach Durchführung eines Verhandlungsverfahrens wurde im Ausschuss für Soziales und allgemeine Stiftungsangelegenheiten am 07.12.2016 die rheform Immobilien Management GmbH mit den technischen Beratungsleistungen zum Neubau des Multifunktionsgebäudes an der Rudolf-Vogt-Straße beauftragt. Das Anforderungsprofil umfasst die Klärung des Projektrahmens, Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens (mit Ausschreibungsunterlagen) sowie Teilleistungen in der Realisierungsphase.
Für den Bereich juristische Beratung konnte nach Einholung von Angeboten die Rechtsanwaltskanzlei BEMK zur Unterstützung während der Bewerbungs- und Angebotsphase und bei der Entwicklung des Projektvertrages beauftragt werden.
3.Multifunktionsgebäude
Die jeweiligen Raumbedarfe der künftigen Mieter sowie die spezifischen Nutzungsanforderungen werden in die für das Ausschreibungsverfahren erforderlichen Vergabeunterlagen einfließen. Die Georg-Hegenauer-Stiftung wird in einem europaweiten Ausschreibungsverfahren die Planung, den Neubau, die Bauzwischenfinanzierung sowie teilweise die Instandhaltungsleistungen für das neu zu errichtende Gebäude im Rahmen einer Gesamtvergabe an ein Unternehmen vergeben.
Wesentliche Inhalte des Projektvertrages sind die Festlegung und Definition der vom Auftragnehmer zu erbringenden Planungs,- Bau und Koordinierungsleistungen. Der Auftragnehmer hat das Gebäude termingerecht fertigzustellen und zu übergeben. Hält er den Übergabetermin nicht ein, wird eine Vertragsstrafe fällig. Daneben muss der Auftragnehmer die Einhaltung seiner vertraglichen Pflichten durch die Stellung von Bürgschaften und den Abschluss von Versicherungen gewährleisten. Des Weiteren muss der Auftragnehmer seine Leistungen zu einem Festpreis erbringen.
Das technische Gebäudemanagement und die entsprechende Betreiberverantwortung werden dem Auftragnehmer übertragen. Die Gewährleistungsfristen für technische Anlagen werden durch vom Auftragnehmer bzw. seinen Nachunternehmern abzuschließende Wartungsverträge verlängert.
3.1Bebauungsplan/Baufeldfreimachung
Für den Bebauungsplan Nr. 102 (neu), Ehemalige Nibelungenkaserne, fand die öffentliche Auslegung und Beteiligung der Behörden Anfang des Jahres statt. Der Abschluss des Verfahrens wird voraussichtlich im III. Quartal 2017 erfolgen.
Die Baufeldfreimachung des Grundstücks, entsprechend des Kaufvertrags, erfolgt im Herbst 2017 durch das Tiefbauamt.
3.2Raumprogramm
Mit den per Vorvertrag gebundenen Mietern wurde das Raumprogramm für die Kinderbetreuungseinrichtung, das Energiebildungszentrum, die Büroräume der Energieagentur sowie wissenschaftliche Räume für MINT for Kids abgestimmt und ist Grundlage für das Ausschreibungsverfahren. Es ergeben sich je Mieteinheit folgende Nutzflächen (ohne Verkehrs- und Funktionsbereiche wie Flure, Technikräume, Toiletten, usw.):
Im Rahmen des Raumprogramms ist ein Veranstaltungsraum mit 150 m² vorgesehen, dessen Nutzbarkeit grundsätzlich allen Mietern nach Bedarf offenstehen soll.
Die Raumliste mit einer Sollfläche von insgesamt 2.215 m² liegt als Anlage 1 bei.
Im Hinblick auf das Maß der baulichen Nutzung, das der Bebauungsplan festsetzt, mussten die Flächen begrenzt werden, um die Realisierbarkeit und Genehmigungsfähigkeit sicher zu stellen.
3.3Nachhaltigkeit, Ökologie
Für die Planung und die Errichtung des Gebäudes ist - soweit möglich - der Einsatz regionaler nachwachsender und nachhaltiger Baustoffe vorzusehen. Die Bauausführung soll in Holz bzw. in Holzständerbauweise erfolgen, soweit nicht aus Gründen der Statik, des Brandschutzes und/oder der Flexibilität der Ausführung bestimmter Gebäudeteile (insbesondere Kellergeschoss, Treppenhäuser, Aufzugsschächte, tragende Elemente) die Massivbauweise sinnvoller und wirtschaftlicher ist. Ziel ist es, ein energieeffizientes Gebäude mit einer möglichst regenerativen Wärme- und Kälteversorgung zu errichten.
Die Nachhaltigkeit des Planungsansatzes soll sich in der Umsetzung eines innovativen und energieeffizienten Haustechnikkonzeptes, in der konsequenten Anwendung ökologischer Planungsprinzipien und in einem generell ressourcenschonenden Konzeptansatz zeigen. Insbesondere bei den technischen Anlagen wird die Planung energieeffizienter bzw. ökologisch nachhaltiger Systeme von den Bietern verlangt. Dabei werden die Bieter aufgefordert, zur Unterschreitung des derzeit gesetzlichen EnEV-Standards (Energieeinsparungsverordnung 2016) Vorschläge zu machen. Hierfür sollen Elemente des Passivhausstandards benannt und zur Angebotsaufklärung mitgeteilt werden. 3.4 Nutzerwünsche
Seitens der künftigen Mieter, insbesondere von der Energieagentur mit Energiebildungszentrum, liegen die nachstehenden Nutzerwünsche vor, über deren Berücksichtigung erst nach Vorlage einer Kostenindikation entschieden werden kann. Die Bieter werden daher im Verfahren aufgefordert, zu den nachstehenden Wünschen eine entsprechende Kostenindikation abzugeben. In Abhängigkeit der Finanzierbarkeit durch die Nutzer behält sich die Georg-Hegenauer-Stiftung vor, die Nutzerwünsche zur verbindlichen Angebotsbearbeitung zu berücksichtigen.
4.Ausschreibungsverfahren 4.1Teilnahmeantrag
Für die Planung und den Bau des Multifunktionsgebäudes einschl. der erforderlichen Betriebstechnik und der Freianlagen ist eine Vergabe an einen Totalunternehmer in Gemeinschaft mit Planern nach VOB/A vorgesehen. Die Planungsleistungen erstrecken sich auf die gesamte Grundstücksfläche einschließlich der öffentlichen Erschließung.
Das Verfahren wird im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht. Nach Ablauf der Teilnahmefrist werden die eingegangenen Unterlagen der Bewerber geprüft und ggf. Unterlagen nachgefordert.
Nach Wertung der Teilnahmeanträge mit Referenzen werden der technische Berater und die Verwaltung die bestgeeigneten Bieter aufgrund ihrer Gesamtpunkte für die nächste Verfahrensrunde, das Angebotsverfahren, ermitteln.
Die Verteilung der Punkte nach einheitlicher Wertungsmatrix (Eignungskriterien) kann Anlage 2 entnommen werden. Gemäß EU-Bekanntmachung können maximal 3 - 5 Bewerber für das Angebots- bzw. Verhandlungsverfahren zugelassen werden. 4.2Verhandlungsverfahren
Die ausgewählten Bewerber werden durch das Vergabeamt aufgefordert ein ganzheitliches, umfassendes Angebot für die Planung, die Baumaßnahme sowie die Koordinierungsmaßnahmen abzugeben. Grundlage hierfür sind die funktionale Leistungsbeschreibung und der Projektvertrag.
Im Rahmen der Angebotsphase erarbeiten die Teilnehmer eine Planung für das Multifunktionsgebäude und geben unter Zugrundelegung der Planung innerhalb der vorgegebenen Frist erste (indikative) Angebote ab. Der technische Berater und die Verwaltung werden die Angebote der ausgewählten Bieter auswerten, notwendige Aufklärungsgespräche führen und anschließend mit mehreren Bietern in Verhandlungen eintreten.
Anschließend erhalten die Bieter auf Grundlage der Ergebnisse der Verhandlungsgespräche und unter Fortschreibung der Funktionalen Leistungsbeschreibung die Aufforderung ein zweites, verbindliches Angebot einzureichen. Die Angebote werden anhand einer einheitlichen Bewertungsmatrix mit Punkten bewertet. Bei der Bewertung der Angebote werden der Angebotspreis sowie die Qualität der Planungs-, Bau- und Koordinierungsleistungen bewertet. Die verwaltungsintern abgestimmten Bewertungskriterien für das Angebotsverfahren (Zuschlagskriterien) liegen als Anlage 3 bei.
Auf Basis der Angebotswertung ist beabsichtigt, die Zuschlagserteilung und den Beschluss zur technischen Ausführung im Ausschuss für Soziales und allgemeine Stiftungsangelegenheiten herbeizuführen.
4.3Entschädigung für die Angebotserarbeitung.
Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens ist den Bietern für die Angebotserarbeitung eine Entschädigung zu gewähren. Die Bieter, die nach Durchführung des Teilnahmewettbewerbes zur Abgabe eines 1. Angebotes aufgefordert werden, erhalten, für den Fall, dass sie ein der Ausschreibung entsprechendes wertbares Angebot abgegeben haben und ihr Angebot nicht den Zuschlag erhält, eine Bieterentschädigung in Höhe von
4.4Aktueller Termin- und Kostenrahmen
Unabhängig davon, dass eine Eröffnung des Kindergartens frühzeitig ermöglicht werden soll, können verbindliche Termine und Kosten erst nach Eingang der verbindlichen Angebote benannt werden. Aufgrund der zeitaufwändigen Abstimmungsprozesse mit den Mietern und der erfolgten Besprechungen mit der Regierung der Oberpfalz sowie unter Beachtung des neuen Vergaberechts sind längere Bearbeitungszeiten eingetreten und zu beachten.
Für den weiteren Projektablauf sind daher aus heutiger Sicht folgende Rahmentermine maßgebend:
Mai 2017...........EU-Bekanntmachung Juni 2017..........Aufforderung zur 1. Angebotsrunde September 2017.....Einreichung der 1. Angebote Oktober 2017.......Verhandlungsgespräche November 2017.....Aufforderung verbindliches 2. Angebot Dezember 2017.....Eingang der verbindlichen 2. Angebote Wertung, Prüffrist Regierung d. Opf. Vertragsfinalisierung April 2018..........Zuschlagserteilung Baugenehmigung August 2019........Abnahme September 2019.....Übergabe Mietbereiche an Mieter
Im weiteren Projektablauf und bei den Verhandlungsgesprächen mit den Bietern wird versucht, den Bauzeitenplan und die Ausführungsfristen soweit möglich noch zu optimieren.
Der im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung geschätzte Auftragswert, einschließlich der Kosten für die Bauzwischenfinanzierung, beträgt 10.700.000 € (brutto). Diese „faktische“ Kostenobergrenze gibt das Auftragsbudget vor, das in den Vergabeunterlagen den Marktteilnehmern zur Orientierung mitgeteilt wird. Die Qualitätsanforderungen der Leistungsbeschreibung sind grundsätzlich auf dieses Kostenniveau ausgerichtet. In den Verhandlungen bestehen hierzu noch Optimierungsmöglichkeiten zur Anpassung des Preis/Leistungsverhältnisses.
Hinsichtlich der Finanzierung und den Renditeerwartungen geht die Stiftungsverwaltung derzeit noch von grundsätzlichen Annahmen aus, da die finalen Kosten, die Finanzierungskonditionen und sonstige Risikokosten im Rahmen der Projektabwicklung noch nicht exakt beziffert werden können. Von einer positiven Renditeerwartung ist aktuell auszugehen. Mit konkreten Aussagen zur Finanzierung und zur Rendite ist mit Erteilung des Zuschlags im Frühjahr 2018 zu rechnen. 5.Finanzierung/FAG-Förderung Kindertagesstätte
Mit der Regierung der Oberpfalz wurde bei der Projektvorstellung am 27.10.2016 die vorgeschlagene Gesamtvergabe in der Form des Verhandlungsverfahrens abgestimmt. Die Lebenszyklusansätze und die gesamtheitliche Betrachtung sind entsprechende Grundlagen hierfür. Vergleichbare Projekte sind der Regierung im Schulbereich auch bekannt.
Die Vorteilhaftigkeit der beabsichtigten Beschaffungsvariante wurde durch eine (vorläufige) Wirtschaftlichkeitsuntersuchung des technischen Beraters bestätigt. Auf dieser Grundlage stellt die Regierung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung für die Vermeidung des vorzeitigen Maßnahmenbeginns und der damit verbundenen Förderschädlichkeit in Aussicht.
Der Förderantrag muss demnach während des Angebotsverfahrens - nach Festlegung des wirtschaftlichen Angebotes und vor Zuschlagserteilung - mit den entsprechenden Unterlagen der Bewilligungsbehörde vorgelegt werden. Daraufhin wird durch die Regierung der Opf. eine Unbedenklichkeitsbescheinigung erteilt werden.
Die Bekanntmachung des Ausschreibungsverfahrens ist förderunschädlich.
6. Mietverträge
Mit allen Nutzern sollen langfristige Mietverträge nach Vorlage der endgültigen Investitionskosten und der daraus abgeleiteten Miete abgeschlossen werden. Zur Sicherstellung der Mieteinnahmen wurden bereits entsprechende Vorverträge über die anzumietenden Räumlichkeiten durch die Vertragsparteien unterzeichnet.
Der Ausschuss beschließt:
Anlagen:
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