Vorlage - VO/18/14506/11  

Sachverhalt:

Detaillierte Zahlen und Fakten zur Personal- und Organisationsstruktur bilden die Grundlage für ein erfolgreiches Personalmanagement.

Der jährliche Personal- und Organisationsbericht, der 2018 in der 26. Auflage erscheint, fasst diese Zahlen und Fakten rund um das Thema „Personal“ der Stadtverwaltung Regensburg in einem zentralen Bericht zusammen. Berichtsjahr für den aktuellen Bericht ist das Kalenderjahr 2017. Zeitreihen beziehen sich grundsätzlich auf 10 Jahre, d. h. im vorliegenden Bericht auf den Zeitraum 2008 (=Basisjahr) bis 2017. In diesem Zeitraum beziehen sich alle Bewegungszahlen (Rechnungsergebnisse für Beihilfen, Versorgungsaufwendungen etc.) auf das jeweilige Kalen­derjahr und alle Stichtage für Bestandszahlen (z. B. Personalbestand, Zahl der Auszubilden­den) auf den 01.06. der jeweiligen Jahre.

Zum Stichtag des aktuellen Berichtsjahres (01.06.2017) beschäftigte die Stadtverwaltung Regensburg in der Summe 3.692 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (1.089 Beamtinnen/Beamte und 2.603 Tarifbeschäftigte). Daneben wurden noch 709 Versorgungsempfänger/-innen, 722 Beschäftigte rechtlich selbständiger Einrichtungen und insgesamt 81 weitere Personen vom Personalamt der Stadtverwaltung Regensburg abgerechnet und betreut (siehe dazu ausführlich Nr. 3.1.1 auf Seite 13).

In Nr. 1.1 des Berichts werden vom Amt für Organisation und Personalentwicklung zunächst aktuelle Themen, die für die Stadtverwaltung in organisatorischer Hinsicht relevant sind, kurz aufgegriffen. 2017 betrifft dies die Qualitätssicherung und Personalbemessung beim Amt für Jugend und Familie, die Veränderungen bei den städtischen Kindertagesbetreuungseinrichtun­gen, die Organisationsuntersuchungen beim Amt für Integration und Migration, beim Amt für Gebäudeservice und dem Amt für Brand- und Katastrophenschutz sowie die aktuelle Stellen­entwicklung.

Nr. 1.2 beschäftigt sich mit den in 2017/18 vollzogenen Änderungen im Verwaltungsgliede­rungsplan. Aufgelistet werden die Geschäftsverteilungspläne, die in dem genannten Zeitraum von Änderungen betroffen waren. Außerdem wird die Organisationsstruktur der Stadtverwaltung zum Stichtag des Berichtsjahres (01.06.2017) in einem Organigramm dargestellt. Nr. 1.3 fasst den aktuellen Stand der Büroraumplanung zusammen.

Inhaltlich geht es im Hauptteil des Berichts (Nr. 3, Seite 11 bis Seite 61) um die Entwicklung und die Struktur des Personalbestandes. Die Zusammensetzung des Personals wird nach ver­schiedenen Kriterien analysiert. So werden unter anderem die Besoldung der Beamtinnen/ Beamten bzw. die Eingruppierung der Tarifbeschäftigten, der Frauenanteil, die Verteilung nach Vollzeit/Teilzeit, die Entwicklung der Zahl der Versorgungsempfängerinnen bzw. Versorgungsempfänger und die Altersstruktur der Beschäftigten detailliert dargestellt.

In den vergangenen 10 Jahren ist der Personalbestand kontinuierlich von 3.047 in 2008 auf 3.692 in 2017 gestiegen. Im Vergleich zum Vorjahr hat sich die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Köpfen um 144 bzw. 4,1 Prozent erhöht (siehe dazu ausführlich Nr. 3.1.2, Seite 15).

Allerdings arbeiteten 1.344 von insgesamt 3.692 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zum Stichtag des Berichtsjahres Teilzeit. Bei der Betrachtung des Personalstandes ist daher nach wie vor die große Anzahl an Teilzeitkräften zu berücksichtigen, deren Anteil am Gesamtpersonal sich zum Stichtag 2017 auf 36,4 Prozent belief. Von 2008 auf 2017 ist die Anzahl der Teilzeitbeschäftig­ten auch wesentlich stärker gestiegen als die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten. Letztere hat sich in dem genannten Zeitraum um 18,0 Prozent erhöht, die Zahl der Teilzeitbeschäftigten um 27,0 Prozent (siehe dazu Nr. 3.1.6, Seite 24).

Die hohe Zahl an teilzeitbeschäftigten Personen beeinflusst in erheblichem Maße alle Analysen zum Personalstand sowie Vergleiche mit anderen Städten, Kommunen und öffentlich-rechtli­chen Institutionen. Auch stadtintern fällt die Teilzeitquote höchst unterschiedlich aus. Zum Bei­spiel liegt die Teilzeitquote bei den städtischen Beamtinnen derzeit bei rund 52,7 Prozent, bei den Beamten lediglich bei 9,2 Prozent. Bei den tarifbeschäftigten Frauen arbeiten 62,1 Prozent Teilzeit, bei den tarifbeschäftigten Männern 18,6 Prozent (siehe dazu Seite 23).

Das gilt auch für die Ebene der Ämter: Den höchsten Anteil an Teilzeitbeschäftigten hatte zum 01.06.2017 mit 80,3 Prozent das Amt für Gebäudeservice, beim Amt für Abfallentsorgung, Straßenreinigung und Fuhrpark waren es dagegen lediglich 4,7 Prozent (siehe Nr. 3.3, Seite 52 ff). Bei der Evangelischen Stiftungsverwaltung und beim Hauptamt gab es zum 01.06.2017 keine Teilzeitbeschäftigten.

Die Aufstellung auf Seite 52 zeigt zwar, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Stichtag bei den einzelnen Ämtern und Referaten teilzeitbeschäftigt waren. Die Tabelle lässt aber grundsätzlich außer Acht, welchen Umfang die Teilzeitbeschäftigung im konkreten Fall umfasst. Auf der einen Seite gibt es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Stadtverwaltung Regensburg, die nur ein paar Wochenstunden weniger als ein vergleichbarer Vollzeitbeschäftigter arbeiten, auf der anderen Seite arbeiten manche Teilzeitkräfte insgesamt nur zwei bis drei Stunden in der Woche. In Nr. 3.3.2 (Seite 55) wird diesem Umstand dadurch Rechnung getragen, dass das teilzeitbeschäftigte Personal vollzeitverrechnet wurde.

Der Personal- und Organisationsbericht 2015 enthielt erstmals Angaben zu den befristeten Beschäftigungsverhältnissen. Zum Stichtag des aktuellen Berichtsjahres 2017 gab es bei der Stadtverwaltung Regensburg insgesamt 346 Tarifbeschäftigte mit befristeten Arbeitsverträgen. Bezogen auf das Gesamtpersonal entspricht das einem Anteil von rund 9,4 Prozent. Im Vergleich zu den Vorjahren ist die Befristungsquote damit erheblich zurückgegangen. 2016 lag diese bei 14,8 Prozent, 2015 bei 14,9 Prozent und 2014 bei 17,3 Prozent (siehe Nr. 3.2.8, Seite 49).

Da Personal und Stellen aus verschiedenen Gründen voneinander abweichen, wird in Nr. 2 auch über die Entwicklung der Plan- und Vollstellen berichtet. Zum 01.06.2017 weist der Haushalt der Stadtverwaltung Regenburg 3.628 Planstellen aus. Im Vergleich zum Stichtag des Basisjahres 2008 bedeutet das 859 Planstellen mehr, davon entfallen allein 305 Planstellen auf das Berichtsjahr. Die Anzahl der Vollstellen hat sich in den letzten 10 Jahren um 766,35 auf 3.294,47 erhöht. Bezogen auf den Stichtag des Vorjahres sind es 275,96 Vollstellen mehr. In Nr. 2.4 (Seite 10) werden bedeutende Ursachen für die Stellenentwicklung angesprochen.

Im Personal- und Organisationbericht des Jahres 1995 finden sich zum ersten Mal Angaben zum Altersdurchschnitt des städtischen Personals. In dem genannten Jahr betrug das Durchschnittsalter des Gesamtpersonals 41,1 Jahre. Von 2008 (Basisjahr des aktuellen Berichts) auf 2012 hat sich das Durchschnittsalter von 44,6 Jahren auf 45,7 Jahre erhöht (siehe Nr. 3.1.7, Seite 28). Von 2012 bis 2014 ist das Durchschnittsalter nicht mehr gestiegen und seit 2015 wieder rückläufig. Durch die jüngeren Neueinstellungen der letzten Jahre ist der Altersdurch­schnitt im Berichtsjahr 2017 auf 45,0 Jahre gesunken.

Dieser Rückgang beim Durchschnittsalter um 0,7 Jahre von 2012 bzw. 2014 auf 2017 relativiert sich aber angesichts der erheblichen Veränderung, die es in den vergangenen Jahren bei der Altersstruktur des städtischen Personals gegeben hat. Das Diagramm auf Seite 34, in dem die Altersstruktur aller Mitarbeiter/-innen zum 01.06.2017 dem entsprechenden Stichtag des Jahres 2008 gegenübergestellt wird, verdeutlicht diese demographische Veränderung wesentlich besser als der Vergleich des Durchschnittsalters. Darüber hinaus weist das Diagramm auch auf den beachtenswerten Personal(ersatz)bedarf der nächsten Jahre hin.

Zum Stichtag des Berichtsjahres 2017 beschäftigte die Stadtverwaltung insgesamt 96 Tarifbeschäftigte mit nichtdeutscher Staatsangehörigkeit aus 38 verschiedenen Nationen (siehe 3.2.1, Seite 35ff). Die Anzahl hat sich damit in den letzten 10 Jahren nahezu verdreifacht. Bezogen auf alle Tarifbeschäftigten belief sich der Anteil zum 01.06.2017 auf rund 3,7 Prozent, der Anteil am Gesamtpersonal betrug 2,6 Prozent.

Neu im Bericht 2017 ist die Tabelle zur Entwicklung des „Ruhestandsquotienten“ (siehe Nr. 3.4, Seite 61). Dieser ist definiert als Verhältnis zwischen der Zahl der Beamtinnen/Beamten im akti­ven Dienst und der Zahl der Ruhestandsbeamtinnen und Ruhestandsbeamten. Im Berichtsjahr 2017 betrug der Quotient nahezu exakt 2,0. Das heißt, auf zwei Beamtinnen/Beamte im aktiven Dienst kam eine Beamtin bzw. ein Beamter im Ruhestand. Der Ruhestandsquotient ist ein wichtiger Faktor für die Entwicklung der Versorgungsaufwendungen, die einen Teil der zukünftigen Personalausgaben darstellen.

Zum Personalstand und zur Struktur des Personals gibt es am häufigsten Anfragen anderer Ämter bzw. Dienststellen. Die verschiedenen Tabellen in Nr. 3 des „PuO-Berichts“ ermöglichen es, die meisten dieser Anfragen schnell und ohne zusätzliche Datenerhebung oder aufwändige Auswertungen zu beantworten. Aus diesem Grund können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch jederzeit über das städtische Intranet auf den Bericht zugreifen. Nebenbei liefert der Personal- und Organisationsbericht regelmäßig auch die Zahlen für den Gesundheitsbericht, den Gleichstellungsbericht und den Interkommunalen Vergleichsring Personalwesen, an dem sich die Stadt Regensburg seit über 15 Jahren beteiligt.

Personalbestand, Vollstellen, Struktur der Besoldung und Eingruppierung haben naturgemäß auch finanzielle Auswirkungen. Daher werden die Personalkosten (Nr. 4) bzw. Personalausga­ben (Nr. 5) der Stadtverwaltung Regensburg im Bericht nach unterschiedlichen Kriterien auf­geschlüsselt. Nr. 4 zielt in erster Linie auf die Faktoren, die die Personalausgaben maßgeblich beeinflussen. In Nr. 5 geht es insbesondere darum, wie sich die Personalausgaben insgesamt bzw. im Verhältnis zum Verwaltungs- und Gesamthaushalt entwickelt haben. Außerdem werden die Personalausgaben bestimmten Ausgabengruppen zugeordnet und auf Dienststellen bzw. Ämter verteilt.

2017 beliefen sich die Personalausgaben (alle Entgelte für Tarifbeschäftigte, Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung und zur Versorgungskasse, Bezüge der Beamtinnen/Beamten, Versorgungsaufwendungen, Beihilfen usw.) insgesamt auf rund 199,7 Mio. Euro. Das sind 6,5 Prozent mehr als im Vorjahr. Der Anteil der Personalausgaben am Verwaltungshaushalt betrug im Berichtsjahr 28,5 Prozent, der Anteil am Gesamthaushalt 22,3 Prozent. Der Gesamthaushalt der Stadtverwaltung umfasste 2017 rund 893,7 Mio. Euro (siehe dazu Nr. 5.2, Seite 78ff).

Wie das Diagramm auf Seite 75 verdeutlicht, sind die Beitragszahlungen zur gesetzlichen So­zialversicherung in den letzten 10 Jahren am stärksten gestiegen. Beachtenswert ist in diesem Zusammenhang, dass der Anstieg bei den Ausgaben für Beihilfen, bei denen in den vergange­nen Jahren im Vergleich zu den anderen Faktoren immer eine überdurchschnittliche Steigerung zu verzeichnen war, inzwischen erheblich zurückgegangen ist. Neben beihilferechtlichen Leis­tungskürzungen und den Einnahmen durch das Arzneimittelmarktneuordnungsgesetz (AMNOG) liegt ein Grund auch darin, dass es sich bei den Stellenschaffungen der letzten Jahre zum großen Teil um Stellen für Tarifbeschäftigte gehandelt hat. Für tarifbeschäftigte Mitarbeite­rinnen und Mitarbeiter, die ab 01.01.2001 eingestellt wurden, fallen keine Beihilfen an, aber Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (und zur Versorgungs­kasse), was wiederum den überdurchschnittlichen Anstieg der gezahlten Beiträge zur gesetz­lichen Sozialversicherung erklärt. Außerdem gibt es bei den Beihilfen naturgemäß immer wieder kostenintensive Einzelfälle, die zu Schwankungen bei den Ausgaben führen, während der pro­zentuale Beitrag für alle Tarifbeschäftigten bis zur Beitragsbemessungsgrenze gleich hoch ist.

In Nr. 6 geht es abschließend um ausgewählte Sachverhalte zum Personalwesen, unter ande­rem um die Themen Personalentwicklung und Stellenausschreibungen. Im Berichtsjahr 2017 haben insgesamt 5.664 Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor allem an Maßnahmen zur fachlichen Fortbildung teilgenommen. Das ist die höchste Zahl der letzten 10 Jahre (siehe Nr. 6.1, Seite 85ff).

Auch die Zahl der Stellenausschreibungen war so hoch wie noch nie. 2017 wurden insgesamt 530 Stellen ausgeschrieben. Im Vergleich zum Referenzjahr 2008 hat sich die Zahl der Stellen­ausschreibungen nahezu verdreifacht (siehe Nr. 6.2, Seite 88). Auf der anderen Seite ist mit 11,7 Bewerbungen pro Stelle im Berichtsjahr die niedrigste Quote der letzten Jahre zu ver­zeichnen.

Nach der Kenntnisnahme durch den Personalausschuss wird der Bericht den übrigen Mitglie­dern des Stadtrates und der Verwaltung in gedruckter Form bzw. online im Intranet der Stadt­verwaltung zur Verfügung gestellt. Außerdem wird der Bericht aufgrund der Abgabepflicht amt­licher Veröffentlichungen an verschiedene öffentliche Bibliotheken versandt.

Der Ausschuss beschließt:

Der Bericht „Personal- und Organisationsbericht 2018“ wird zur Kenntnis genommen.

Anlage:

Personal- und Organisationsbericht 2018