Vorlage - VO/19/15694/11  

Sachverhalt:

Detaillierte Zahlen und Fakten zur Personal- und Organisationsstruktur bilden die Grundlage für ein erfolgreiches Personalmanagement.

Der jährliche Personal- und Organisationsbericht, der 2019 in der 27. Auflage erscheint, fasst diese Zahlen und Fakten rund um das Thema „Personal“ der Stadtverwaltung Regensburg in einem zentralen Bericht zusammen. Berichtsjahr für den aktuellen Bericht ist das Kalenderjahr 2018. Zeitreihen beziehen sich grundsätzlich auf 10 Jahre, d. h. im vorliegenden Bericht auf den Zeitraum 2009 (=Basisjahr) bis einschließlich 2018. In diesem Zeitraum beziehen sich alle Be­wegungszahlen (Rechnungsergebnisse für Beihilfen, Versorgungsaufwendungen etc.) auf das jeweilige Kalenderjahr und alle Stichtage für Bestandszahlen (z. B. Personalbestand, Zahl der Auszubildenden) auf den 01.06. der jeweiligen Jahre.

Zum Stichtag des aktuellen Berichtsjahres (01.06.2018) beschäftigte die Stadtverwaltung Regensburg insgesamt 3.805 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (1.129 Beamtinnen/Beamte und 2.676 Tarifbeschäftigte). Daneben wurden noch 724 Versorgungsempfänger/-innen, 755 Be­schäftigte rechtlich selbständiger Einrichtungen und 81 weitere Personen vom Personalamt der Stadtverwaltung Regensburg abgerechnet und betreut (siehe dazu ausführlich Nr. 3.1.1 auf Seite 14).

Im Kapitel 1 des Berichts legt das Amt für Organisation und Personalentwicklung den Fokus auf die Verwaltungsorganisation. Nr. 1.1 greift aktuelle Themen, die für die Stadtverwaltung in organisatorischer Hinsicht relevant sind, auf. Die Nr. 1.2 beschäftigt sich mit der Stellenent­wicklung 2018 und Nr. 1.3 mit den in 2018/19 vollzogenen Änderungen im Verwaltungsgliede­rungsplan. Die Geschäftsverteilungspläne, die in dem genannten Zeitraum von Änderungen betroffen waren, werden aufgelistet. Außerdem wird die Organisationsstruktur der Stadtverwal­tung zum Stichtag des Berichtsjahres (01.06.2018) in einem Organigramm dargestellt. Nr. 1.4 fasst den aktuellen Stand der Büroraumplanung zusammen.

Inhaltlich geht es im Hauptteil des Berichts (Nr. 3, Seite 12 bis Seite 63) um die Entwicklung und die Struktur des Personalbestandes. Die Zusammensetzung des Personals wird nach ver­schiedenen Kriterien analysiert. So werden unter anderem die Besoldung der Beamtinnen/ Be­amten bzw. die Eingruppierung der Tarifbeschäftigten, der Frauenanteil, die Verteilung nach Vollzeit/Teilzeit, die Entwicklung der Zahl der Versorgungsempfängerinnen bzw. Versorgungsempfänger und die Altersstruktur der Beschäftigten detailliert dargestellt.

In den vergangenen 10 Jahren ist der Personalbestand kontinuierlich von 3.085 in 2009 auf 3.805 in 2018 gestiegen. Im Vergleich zum Vorjahr hat sich die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Köpfen um 113 bzw. 3,1 Prozent erhöht (siehe dazu ausführlich Nr. 3.1.2,
Seite 16).

Bei der Betrachtung des Personalstandes ist nach wie vor die große Anzahl an Teilzeitkräften zu berücksichtigen, deren Anteil am Gesamtpersonal zum Stichtag 2018 exakt bei 36,0 Prozent lag. In den letzten 10 Jahren schwankte die Teilzeitquote zwischen 35,4 Prozent und 37,1 Prozent (siehe dazu Nr. 3.1.6, Seite 25). Zum Vergleich: Vor 25 Jahren (1993) betrug die Teilzeitquote lediglich 22,3 Prozent.

Die hohe Zahl an teilzeitbeschäftigten Personen beeinflusst in erheblichem Maße alle Analysen zum Personalstand sowie Vergleiche mit anderen Städten, Kommunen und öffentlich-rechtlichen Institutionen. Auch stadtintern fällt die Teilzeitquote höchst unterschiedlich aus. Zum Beispiel liegt die Teilzeitquote bei den städtischen Beamtinnen derzeit bei rund 51,0 Prozent, bei den Beamten lediglich bei 9,0 Prozent. Bei den tarifbeschäftigten Frauen arbeiten 62,2 Prozent Teilzeit, bei den tarifbeschäftigten Männern 17,6 Prozent (siehe dazu Seite 24).

Erhebliche Unterschiede bei der Teilzeit gibt es auch bei den Ämtern. Den höchsten Anteil an Teilzeitbeschäftigten hatte zum 01.06.2018 mit 82,5 Prozent das Amt für Gebäudeservice, beim Amt für Abfallentsorgung, Straßenreinigung und Fuhrpark waren es dagegen lediglich 4,6 Prozent (siehe Nr. 3.3, Seite 54 ff).

Die Aufstellung auf den Seiten 54/55 zeigt zwar, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Stichtag bei den einzelnen Ämtern und Referaten teilzeitbeschäftigt waren. Die Tabelle lässt aber grundsätzlich außer Acht, welchen Umfang die Teilzeitbeschäftigung im konkreten Fall umfasst. Im Diagramm auf Seite 27 wird daher die Verteilung der Teilzeit nach Klassen von 10 Prozent abgebildet. Auf der einen Seite arbeiteten zum Beispiel 36 Personen bzw. 2,6 Prozent der Teilzeitkräfte weniger als 10 Prozent der Regelarbeitszeit einer Vollzeitkraft, auf der anderen Seite gab es 67 Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter (= 4,9 Prozent aller Teilzeitkräfte), die ihre Arbeitszeit nur um 10 Prozent reduziert haben. In Nr. 3.3.2 (ab Seite 57) wird dieser Umstand beim Personalbestand nach Ämtern berücksichtigt, in dem das teilzeitbeschäftigte Personal vollzeitverrechnet wurde.

Der Personal- und Organisationsbericht 2015 (Berichtsjahr 2014) enthielt erstmals Angaben zu den befristeten Beschäftigungsverhältnissen. Zum Stichtag des aktuellen Berichtsjahres 2018 gab es bei der Stadtverwaltung Regensburg insgesamt 303 Tarifbeschäftigte mit befristeten Arbeitsverträgen. Bezogen auf das Gesamtpersonal entspricht das einem Anteil von rund 8,0 Prozent. Im Vergleich zu 2014 hat sich die Befristungsquote damit mehr als halbiert (siehe Nr. 3.2.8, Seite 51).

Da Personal und Stellen aus verschiedenen Gründen voneinander abweichen, wird in Nr. 2 auch über die Entwicklung der Plan- und Vollstellen berichtet. Zum 01.06.2018 weist der Haus-halt der Stadtverwaltung Regenburg 3.628 Planstellen aus. Im Vergleich zum Stichtag des
Basisjahres 2009 bedeutet das 769 Planstellen mehr. Die Anzahl der Vollstellen hat sich in den letzten 10 Jahren um 689,71 auf 3.294,47 zum 01.06.2018 erhöht. Bezogen auf den Stichtag des Vorjahres sind es 116,47 Vollstellen mehr. In Nr. 2.4 (Seite 11) werden einige bedeutsame Ursachen für die Stellenmehrungen der letzten Jahre angesprochen.

Im Personal- und Organisationbericht des Jahres 1995 finden sich zum ersten Mal Angaben zum Altersdurchschnitt des städtischen Personals. In dem genannten Jahr betrug das Durch­schnittsalter des Gesamtpersonals 41,1 Jahre. Von 2009 (Basisjahr des aktuellen Berichts) auf 2012 hat sich das Durchschnittsalter von 44,9 Jahren auf 45,7 Jahre erhöht (siehe Nr. 3.1.7, Seite 30). Von 2012 bis 2014 ist das Durchschnittsalter nicht mehr gestiegen, seit 2015 ist es rückläufig und lag 2018 bei 44,8 Jahren. Der Rückgang beim Durchschnittsalter um 0,9 Jahre von 2012 bzw. 2014 auf 2018 geht auf die zahlreichen (jüngeren) Neueinstellungen der letzten Jahre zurück. Das gesunkene Durchschnittsalter darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass in den kommenden Jahren noch ein beachtenswerter Personal(ersatz)bedarf ansteht. Das Diagramm auf Seite 36, in dem die Altersstruktur aller Mitarbeiter/-innen zum 01.06.2018 dem entsprechenden Stichtag des Jahres 2009 gegenübergestellt wird, macht diesen demographischen „Überhang“ deutlich.

Ein erheblicher Teil der Neueinstellungen des Berichtsjahres waren junge Auszubildende und Beamtenanwärterinnen/Beamtenanwärter. Die Zahl der Nachwuchskräfte hat mit 95 Auszubildenden im Tarifbereich und 59 Beamtenanwärterinnen/Beamtenanwärtern zum 01.06.2019 einen historischen Höchststand erreicht (siehe Nr. 3.2.5, Seite 45 f). Zum 01.09.2018, dem Beginn des neuen Ausbildungsjahres 2018/2019, hat sich die Zahl der tariflichen Auszubildenden nochmals um 32 erhöht auf insgesamt 127 Auszubildende.

Zum Stichtag des Berichtsjahres 2018 beschäftigte die Stadtverwaltung insgesamt 103 Tarif-beschäftigte mit nichtdeutscher Staatsangehörigkeit aus 38 verschiedenen Nationen (siehe 3.2.1, Seite 37 ff). Das ist der höchste Wert der letzten 10 Jahre. Seit 2009 hat sich die Anzahl mehr als verdoppelt. Bezogen auf alle bei der Stadtverwaltung beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter belief sich der Anteil der Tarifbeschäftigten mit ausländischer Staatsangehörigkeit zum 01.06.2018 auf rund 2,7 Prozent.

Personalbestand, Vollstellen, Struktur der Besoldung und Eingruppierung haben naturgemäß auch finanzielle Auswirkungen. Daher werden die Personalkosten (Nr. 4) bzw. Personalausga­ben (Nr. 5) der Stadtverwaltung Regensburg im Bericht nach unterschiedlichen Kriterien auf­geschlüsselt. Nr. 4 zielt in erster Linie auf die Faktoren, die die Personalausgaben maßgeblich beeinflussen. In Nr. 5 geht es insbesondere darum, wie sich die Personalausgaben insgesamt bzw. im Verhältnis zum Verwaltungs- und Gesamthaushalt entwickelt haben. Außerdem werden die Personalausgaben bestimmten Ausgabengruppen zugeordnet und auf Dienststellen bzw. Ämter verteilt.

2018 beliefen sich die Personalausgaben (alle Entgelte für Tarifbeschäftigte, Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung und zur Versorgungskasse, Bezüge der Beamtinnen/Beamten, Versorgungsaufwendungen, Beihilfen usw.) insgesamt auf rund 210,1 Mio. Euro. Das sind 5,2 Prozent mehr als im Vorjahr. Der Anteil der Personalausgaben am Verwaltungshaushalt betrug im Berichtsjahr 29,4 Prozent, der Anteil am Gesamthaushalt 23,5 Prozent. Der Gesamthaushalt der Stadtverwaltung umfasste 2018 rund 895,1 Mio. Euro (siehe dazu Nr. 5.2, Seite 80 ff).

Wie das Diagramm auf Seite 77 verdeutlicht, sind die Beitragszahlungen zur gesetzlichen So­zialversicherung in den letzten 10 Jahren am stärksten gestiegen. Größere Schwankungen gab es seit 2009 bei den Ausgaben für Beihilfen. Auf der einen Seite kam es durch Leistungskürzungen zu einem Rückgang oder gedämpften Anstieg der Ausgaben. Andererseits gibt es bei den Beihilfen immer wieder kostenintensive Einzelfälle, die zu einem starken Anstieg der Ausgaben führen. Die Zunahme der Beihilfeausgaben seit 2013 geht vor allem auf die gestiegene Zahl an Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger zurück. Hinzu kommt, dass sich die Pro-Kopf-Ausgaben für Ruhestandsbeamtinnen/-beamte im Zeitraum 2009 bis 2018 von rund 5.500 Euro auf rund 8.200 Euro erhöht haben, während die durchschnittlichen Beihilfeausgaben für Beamtinnen/Beamte seit 10 Jahren vergleichsweise stabil geblieben sind. Die Ursachen dafür sind vielfältig und liegen unter anderem an Leistungsverbesserungen im Bereich der Pflege, der verbesserten medizinischen Versorgung im Allgemeinen und vor allem der längeren Lebenserwartung.

In Nr. 6 geht es abschließend um ausgewählte Sachverhalte zum Personalwesen, unter ande­rem um die Themen Personalentwicklung und Stellenausschreibungen.

Im Berichtsjahr 2018 haben insgesamt 5.998 Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor allem an Maßnahmen zur fachlichen Fortbildung teilgenommen. Das ist die höchste Zahl der letzten 10 Jahre (siehe Nr. 6.1, Seite 89 ff) und macht sich auch bei den Ausgaben bemerkbar, die 2018 erstmals über einer Million Euro lagen.

Die Zahl der Stellenausschreibungen lag 2018 zwar unter dem Wert des Vorjahres, mit 514 Stellenausschreibungen war es aber der zweithöchste Wert der letzten 10 Jahre (siehe Nr. 6.2, Seite 90). Mit 12,5 Bewerbungen pro Stelle liegt die Quote im Berichtsjahr geringfügig über dem Vorjahreswert.

Zum Personalstand und zur Struktur des Personals gibt es am häufigsten Anfragen anderer Ämter bzw. Dienststellen. Die verschiedenen Tabellen in Nr. 3 des „PuO-Berichts“ ermöglichen es, die meisten dieser Anfragen schnell und ohne zusätzliche Datenerhebung oder aufwändige Auswertungen zu beantworten. Aus diesem Grund können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch jederzeit über das städtische Intranet auf den Bericht zugreifen. Nebenbei liefert der Personal- und Organisationsbericht regelmäßig auch die Zahlen für den Gesundheitsbericht und den Gleichstellungsbericht.

Nach der Kenntnisnahme durch den Personalausschuss wird der Bericht den übrigen Mitglie­dern des Stadtrates und der Verwaltung in gedruckter Form bzw. online im Intranet der Stadt­verwaltung zur Verfügung gestellt. Außerdem wird der Bericht aufgrund der Abgabepflicht amt­licher Veröffentlichungen an verschiedene öffentliche Bibliotheken versandt.

Der Ausschuss beschließt:

Der „Personal- und Organisationsbericht 2019“ wird zur Kenntnis genommen

Anlagen:

Personal- und Organisationsbericht 2019