Vorlage - VO/19/15697/11  

Sachverhalt:

Der Wettbewerb der Arbeitgeber um die besten Bewerberinnen und Bewerber wird zusehends härter. Um in diesem „Rennen“ um gut qualifizierte Bewerberinnen/Bewerber – vor allem aus der jüngeren Generation – nicht ins Hintertreffen zu geraten, hat sich die Stadt Regensburg zum Ziel gesetzt, ein digitales Bewerberportal zu beschaffen, über das alle internen und externen Stellenausschreibungen abgewickelt werden können und das insbesondere auch die Möglichkeit von Online-Bewerbungen bietet. Dieses einfache und zeitgemäße Mittel, sich bei der Stadt Regensburg zu bewerben, soll dazu beitragen, auch in Zukunft gut qualifiziertes Personal anzusprechen und für eine Tätigkeit bei der Stadt Regensburg zu gewinnen. Auch soll das neue Portal helfen, die Vielzahl an Stellenausschreibungsverfahren und damit einhergehenden Bewerbungen – im Jahr 2018 gingen gut 6.400 Bewerbungen auf 514 Stellenausschreibungen ein – effizienter abzuwickeln und damit schneller abzuschließen.

Erstmals wurde die Durchführung des Projekts durch die Arbeitsgruppe IuK am 29.07.2014 für das Jahr 2015 beschlossen und genehmigt.
Ein erster öffentlicher Teilnahmewettbewerb mit freihändiger Vergabe, der im Jahr 2015 durchgeführt wurde, blieb ohne Erfolg. Es konnte kein geeigneter Bieter gefunden werden, so dass das Ausschreibungsverfahren aufgehoben werden musste.

Für das Jahr 2016 wurde deshalb ein neuer Projektantrag durch das Personalamt gestellt. Im Jahr 2016 konnte damit eine neue öffentliche Ausschreibung mit angepassten Anforderungen gestartet werden.
Aus einem ebenfalls sehr kleinen Bewerberkreis wurde im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens die Software MHM eRecruiting ausgewählt, die alle Kriterien erfüllt hat und auch finanziell im veranschlagten Budget lag.

Im Rahmen eines ausführlichen Testbetriebs konnte das System als gut geeignet für die Gegebenheiten der Stadtverwaltung Regensburg eingestuft werden.
Dabei wurde besonderer Wert darauf gelegt, die Verfahren möglichst medienbruchfrei papierlos abwickeln zu können. Die Kommunikation mit den Bewerberinnen bzw. Bewerbern wird nun elektronisch per E-Mail abgewickelt, sofern die E-Mail-Adresse bekannt ist.
Die papierlose Abwicklung des Verfahrens ist auch im Hinblick auf den Datenschutz der Bewerberinnen und Bewerber ein wesentlicher Gewinn. Zudem ist die Software auf den eigenen Servern im Rechenzentrum der Stadt Regensburg installiert, die Daten der Bewerberinnen und Bewerber bleiben somit im Haus.

Die Fachbereiche werden im Rahmen ihrer Zuständigkeit in das Verfahren eingebunden und erhalten punktgenau Zugriff auf die Kandidatinnen und Kandidaten ihrer laufenden Ausschreibungen. Die Zuständigen im Fachbereich können eingehende Bewerbungen samt der kompletten Unterlagen vom ersten Tag an einsehen und erhalten damit viel früher als bisher Einblick in den Bewerberkreis.
Auch die Personalvertretung, die Schwerbehindertenvertretung und die Gleichstellungsstelle sind in den elektronischen Verfahrensablauf eingebunden.

Die Führungskräfte der Fachbereiche wurden in zwei Veranstaltungen über das neue Portal, die Hintergründe sowie die technische Handhabung informiert.
Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung wurden mit einem Rundschreiben sowie einem Artikel in der Mitarbeiterzeitschrift Intern in den Umstellungsprozess einbezogen und hier über die relevanten Fakten in Kenntnis gesetzt. Auch im Intranet werden aktuelle Informationen bereitgestellt.
Die Personalvertretung war in den Prozess ebenfalls eingebunden und hat der Einführung der Software zugestimmt.

Die Einführung des neuen Bewerberportals erfolgte bei der Stadtverwaltung in zwei Schritten.
Seit 1. Februar 2019 werden alle internen Stellenausschreibungen über das neue System abgewickelt. Zum 15. April 2019 wurden dann auch die externen Stellenausschreibungen auf das neue Verfahren umgestellt. Bei den Printanzeigen wird der Fokus nun vermehrt darauf gelegt, die Möglichkeit der Online-Bewerbung in den Vordergrund zu stellen. Dennoch werden auch klassische Papierbewerbungen weiter akzeptiert.

Zum Ende des Jahres 2019 waren bereits knapp 400 Ausschreibungen im neuen System angelegt, darauf gingen ca. 4.000 Bewerbungen ein.
Mittlerweile konnten knapp 300 Personen nach Abschluss des Verfahrens über das neue Bewerberportal eingestellt werden.
Der Anteil der Online-Bewerbungen direkt über die städtische Homepage betrug dabei mehr als 75% und hat damit die Erwartungen für die Anfangsphase noch übertroffen. Papierbewerbungen spielen also schon jetzt eine eher untergeordnete Rolle und werden künftig sicher noch weiter rückläufig sein.

Für die gesamte Stadtverwaltung, insbesondere für die Beteiligten bei der Bewerberverwaltung und die Teamleitungen im Personalamt, war und ist der Umstellungsprozess eine große Herausforderung, die neben dem Tagesgeschäft zu bewältigen war.

Das Projekt konnte mittlerweile erfolgreich abgeschlossen werden.
Die Einführung des digitalen Bewerberportals stellt einen wichtigen Baustein für ein zukunftsfähiges Bewerbermanagement dar, das im umkämpften Markt um Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zunehmend an Bedeutung gewinnt.
 

Der Ausschuss beschließt:

Der Bericht zur Einführung eines digitalen Bewerberportals bei der Stadt Regensburg wird zur Kenntnis genommen.