Sachverhalt:
- Nach Art. 96 des Bayerischen Beamtengesetzes (BayBG) sowie aufgrund der Bestimmungen der Bayerischen Beihilfeverordnung (BayBhV) erhalten bayerische Beamtinnen und Beamte einschließlich berücksichtigungsfähiger Angehöriger, sowie die Ruhestandsbeamtinnen und -beamten Beihilfen in Krankheits-, Geburts-, Pflege- und sonstigen Fällen. Arbeitnehmern des öffentlichen Dienstes stehen Beihilfen in eingeschränktem Umfang zu, wenn sie am 31.12.2000 einen Beihilfeanspruch hatten.
Die Beihilfeausgaben der Stadt Regensburg beliefen sich in den drei vergangenen Jahren auf folgende Beträge:
- 2017: 7,98 Mio. €
- 2018: 9,25 Mio. €
- 2019: 9,54 Mio. €
Die Sachbearbeitung der Beihilfeanträge sowie die Zahlbarmachung der angewiesenen Beträge erfolgt durch die Beihilfestelle der Stadt Regensburg. Derzeit sind in diesem Sachgebiet fünf Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter tätig, die pro Jahr ca. 8.000 Beihilfeanträge mit annähernd 60.000 Belegen bearbeiten. Einige Beschäftigte der Beihilfestelle arbeiten Teilzeit oder sind noch mit anderen Aufgaben betraut, so dass sich rechnerisch 3,3 Vollstellen für die Beihilfesachbearbeitung ergeben. Darüber hinaus sind weitere 0,25 Vollstellen für das Interne Kontrollsystem in der Beihilfe vorgesehen. Durch das Interne Kontrollsystem werden stichprobenartig ein Vier-Augen-Prinzip und eine einheitliche Sachbearbeitung sichergestellt und damit ein hoher Qualitätsstandard gewährleistet.
- Gemäß Art. 96 Abs. 4 Satz 5 BayBG besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Bearbeitung der Beihilfeanträge sowie die Abwicklung der Beihilfen durch ein externes Versicherungsunternehmen durchführen zu lassen (Beihilfeablöseversicherung).
In diesem Zusammenhang wurde zuletzt im Jahr 2012 ein Kostenvergleich durchgeführt, der die Aufwendungen für eine Beihilfeablöseversicherung den tatsächlich angefallenen Kosten bei eigener Sachbearbeitung gegenübergestellt hat.
Dieser Vergleich war Gegenstand der Personalausschusssitzung vom 18. April 2012. Als Ergebnis wurde festgestellt, dass die Beihilfesachbearbeitung weiterhin in der bisherigen Form durch die Stadt Regensburg erfolgen soll, da die Angebote seitens der Versicherungsunternehmen über den Beihilfeausgaben (inkl. der Personalkosten der Beihilfestelle) der vergangenen Jahre gelegen haben.
Zusätzlich hat der Personalausschuss die Verwaltung beauftragt, zu überprüfen, ob sich durch die Einführung eines neuen Abrechnungsprogrammes Einsparungen realisieren lassen. Im Jahr 2012 ist man davon ausgegangen, dass sich durch den Einsatz einer Scan- und Prüfsoftware Einsparungen bei den Beihilfeausgaben ergeben würden. Falls dies nicht möglich wäre, sollte im Jahr 2017 ein erneuter Kostenvergleich durchgeführt werden.
- Seit April 2017 kommt bei der Beihilfestelle die Beihilfeabrechnungssoftware „BeiPro“, die von einer in München ansässigen Firma (Beihilfe-Service GmbH) entwickelt worden ist, zum Einsatz. Da diese Software im Jahr 2017 noch keine Scanfunktion beinhaltet hat und somit auch keine Einsparungen bei den Beihilfeausgaben realisiert werden konnten, wäre in 2017 eigentlich ein Kostenvergleich durchzuführen gewesen. Da aufgrund der Neueinführung der Software die erforderlichen Daten nicht bereitgestellt werden konnten, wurde die Durchführung des Kostenvergleiches verschoben. Die Verwaltung wurde mit Personalausschussbeschluss vom 19.10.2017 beauftragt, in Kontakt mit der Beihilfe-Service GmbH zu überprüfen, ob die Einführung einer zusätzlichen Scan-Funktion technisch umsetzbar ist, und sich dadurch Einsparungen im Bereich der Beihilfeausgaben realisieren lassen. Die Berichterstattung hierüber sollte im Jahr 2020 erfolgen.
- Mittlerweile bietet die Beihilfe-Service GmbH für ihre Software „BeiPro“ ein elektronisches Input-Management an. Das bedeutet, dass die von den Beihilfeberechtigten eingereichten Beihilfebelege in einer zentralen Scan-Stelle in München elektronisch eingelesen und den Beihilfestellen dann ebenfalls in elektronischer Form zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden. Die Bereitstellung der Daten erfolgt dabei auf zwei Arten, es wird sowohl ein Image als auch ein digitalisierter Datensatz geliefert. Dieser Datensatz kann direkt in die Software „BeiPro“ übernommen werden und macht eine manuelle Datenerfassung entbehrlich. Darüber hinaus kommt zeitgleich eine automatische Prüfsoftware zum Einsatz, wie sie z.B. auch von den privaten Krankenversicherungsunternehmen verwendet wird. Diese prüft bestimmte Belegarten auf ihre Beihilfefähigkeit und schlägt automatisch ggf. erforderliche betragsmäßige Kürzungen vor. Dieses Verfahren hat eine deutliche Zeitersparnis bei der Erstellung der Beihilfebescheide zur Folge, und trägt zudem zu einer einheitlichen Sachbearbeitung und einer hohen Rechtssicherheit bei.
Neben dem Input-Management wird auch eine sog. Beihilfe-Service-App angeboten, mittels derer die Beihilfeberechtigten ihre Beihilfeanträge in elektronischer Form stellen können. Bei vielen privaten Krankenkassen sind derartige Apps bereits im Einsatz und ermöglichen es den Beihilfeberechtigten, die Belege zu fotografieren und direkt an die Krankenkasse zu senden. Bei den Beihilfeanträgen war dies bisher nicht möglich, könnte jedoch mit der Beihilfe-Service-App realisiert werden.
- Sowohl beim Freistaat Bayern als auch bei anderen bayerischen Kommunen kommt mittlerweile ein elektronisches Input-Management bei der Beihilfeabrechnung zum Einsatz. Die Städte Erlangen und München nutzen bereits das oben beschriebene Input-Management der Beihilfe-Service GmbH in Kombination mit der Beihilfesoftware „BeiPro“ und können auf positive Erfahrungen in der Praxis verweisen. Beide Beihilfestellen planen für die Zukunft die Einführung der Beihilfe-Service-App.
- Auch die Beihilfestelle der Stadt Regensburg beabsichtigt, die Digitalisierung der Verwaltung voranzutreiben und das Input-Management der Beihilfe-Service GmbH und anschließend auch die Beihilfe-Service-App einzuführen. Anfang des Jahres 2020 wurde durch das Personalamt der erforderliche Projektantrag beim zuständigen Fachamt der Stadt Regensburg (Amt für Informations- und Kommunikationstechnik) gestellt. Dieser Antrag wurde im April 2020 befürwortet und genehmigt, so dass die Umsetzung dieser Maßnahme für das Jahr 2021 vorgesehen ist. Damit wird ermöglicht, Beihilfeanträge papierlos zu stellen sowie medienbruchfrei elektronisch zu bearbeiten. Die Digitalisierung der Verwaltung bietet noch weitere Vorteile, so kann der vermehrten Forderung nach mehr Telearbeitsplätzen nachgekommen werden, da die Beihilfeanträge nicht mehr auf Papier nach Hause mitgenommen werden müssten und damit dem Datenschutz Rechnung getragen wird.
Inwieweit sich durch die Einführung des elektronischen Input-Managements Einsparungen im Bereich der Beihilfeausgaben realisieren lassen, kann aktuell nur abgeschätzt werden. Es ist jedoch davon auszugehen, dass Einsparpotentiale, insbesondere bei der Datenerfassung und im Zusammenhang mit der Nutzung der Prüfsoftware, grundsätzlich vorhanden sind.
Es wird folgendes Vorgehen vorgeschlagen:
Der o.g. Bericht wird zur Kenntnis genommen. Die Verwaltung wird beauftragt, nach der Einführung des elektronischen Input-Managements und der Beihilfe-Service-App zu berichten, inwieweit dadurch Einsparungen bei den Beihilfeausgaben realisierbar waren.
