Vorlage - VO/20/16917/11  

Sachverhalt: 

Detaillierte Zahlen und Fakten zur Personal- und Organisationsstruktur bilden die Grundlage für ein erfolgreiches Personalmanagement.

Der jährliche Personal- und Organisationsbericht, der 2020 in der 28. Auflage erscheint, fasst diese Zahlen und Fakten rund um das Thema „Personal“ der Stadtverwaltung Regensburg in einem zentralen Bericht zusammen. Berichtsjahr für den aktuellen Bericht ist das Kalenderjahr 2019. Zeitreihen beziehen sich bis auf wenige Ausnahmen grundsätzlich auf zehn Jahre, d. h. im vorliegenden Bericht auf den Zeitraum 2010 (=Basisjahr) bis einschließlich 2019. In diesem Zeitraum beziehen sich alle Bewegungszahlen (Rechnungsergebnisse für Beihilfen, Versorgungsaufwendungen etc.) auf das jeweilige Kalenderjahr und alle Stichtage für Bestandszahlen (z. B. Personalbestand, Zahl der Auszubildenden) auf den 01.06. der jeweiligen Jahre.

Zum Stichtag des aktuellen Berichtsjahres (01.06.2019) beschäftigte die Stadtverwaltung Regensburg insgesamt 3.970 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (1.152 Beamtinnen/Beamte und 2.818 Tarifbeschäftigte). Daneben wurden noch 750 Versorgungsempfänger/-innen, 763 Be­schäftigte rechtlich selbständiger Einrichtungen und 83 weitere Personen vom Personalamt der Stadtverwaltung Regensburg abgerechnet und betreut (siehe dazu ausführlich Nr. 3.1.1 auf Seite 14.)

Im Kapitel 1 des Berichts legt das Amt für Organisation und Personalentwicklung den Fokus
auf die Verwaltungsorganisation. In Nr. 1.1 werden aktuelle Themen, die für die Stadtverwaltung in organisatorischer Hinsicht relevant sind, aufgegriffen. Die Nr. 1.2 beschäftigt sich mit der Stellenentwicklung 2019 und Nr. 1.3 mit den in 2019 vollzogenen Änderungen im Verwaltungsgliederungsplan. Die Geschäftsverteilungspläne, die in dem genannten Zeitraum von Änderungen betroffen waren, werden ebenfalls in Nr. 1.3 aufgelistet. Außerdem wird die Organisationsstruktur der Stadtverwaltung zum Stichtag des Berichtsjahres (01.06.2019) in einem Organigramm dargestellt. Nr. 1.4 fasst den aktuellen Stand der Büroraumplanung zusammen.

Inhaltlich geht es im Hauptteil des Berichts (Nr. 3, Seite 12 bis Seite 63) um die Entwicklung und die Struktur des Personalbestandes. Die Zusammensetzung des Personals wird nach verschiedenen Kriterien analysiert. So werden unter anderem die Besoldung der Beamtinnen/Be-amten bzw. die Eingruppierung der Tarifbeschäftigten, der Frauenanteil, die Verteilung nach Vollzeit/Teilzeit, die Entwicklung der Zahl der Versorgungsempfängerinnen bzw. Versorgungs-empfänger und die Altersstruktur der Beschäftigten detailliert dargestellt.

In den vergangenen zehn Jahren ist der Personalbestand kontinuierlich von 3.098 in 2010 auf 3.970 in 2019 gestiegen. Im Vergleich zum Vorjahr hat sich die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Köpfen um 165 bzw. 4,3 Prozent erhöht (siehe dazu ausführlich Nr. 3.1.2,
Seite 16).

Bei der Betrachtung des Personalbestandes ist nach wie vor die große Anzahl an Teilzeitkräften zu berücksichtigen, deren Anteil am Gesamtpersonal zum Stichtag 2019 bei 36,4 Prozent lag. In den letzten zehn Jahren schwankte die Teilzeitquote zwischen 35,4 Prozent und 37,1 Prozent (siehe dazu Nr. 3.1.6, Seite 25). Zum Vergleich: Vor 25 Jahren (1993) betrug die Teilzeitquote lediglich 22,3 Prozent.

Die hohe Zahl an teilzeitbeschäftigten Personen beeinflusst in erheblichem Maße alle Analysen des Personalbestandes sowie Vergleiche mit anderen Städten, Kommunen und öffentlich-rechtlichen Institutionen. Auch stadtintern fällt die Teilzeitquote höchst unterschiedlich aus. Zum Beispiel liegt die Teilzeitquote bei den städtischen Beamtinnen derzeit bei rund 49,5 Prozent, bei den Beamten lediglich bei 9,8 Prozent. Bei den tarifbeschäftigten Frauen arbeiten 61,7 Prozent Teilzeit, bei den tarifbeschäftigten Männern 18,2 Prozent (siehe dazu Seite 24).

Erhebliche Unterschiede hinsichtlich der Teilzeit gibt es auch bei den Ämtern. Den höchsten Anteil an Teilzeitbeschäftigten hatte zum 01.06.2019 mit 82,2 Prozent das Amt für Gebäudeservice, beim Amt für Abfallentsorgung, Straßenreinigung und Fuhrpark waren es dagegen lediglich 4,1 Prozent (siehe Nr. 3.3, Seite 54 ff).

Die Aufstellung auf den Seiten 54/55 zeigt zwar, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Stichtag 2019 bei den einzelnen Ämtern und Referaten teilzeitbeschäftigt waren. Die Tabelle lässt aber grundsätzlich außer Acht, welchen Umfang die Teilzeitbeschäftigung im konkreten Fall umfasst. In der Tabelle und im Diagramm auf Seite 27 wird die Teilzeit daher nach Klassen von zehn Prozent unterschieden. Auf der einen Seite arbeiteten zum Beispiel 35 Personen bzw. 2,4 Prozent der Teilzeitkräfte bis zu zehn Prozent der Regelarbeitszeit einer Vollzeitkraft, auf der anderen Seite gab es 68 Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter (= 4,7 Prozent aller Teilzeitkräfte), die ihre Arbeitszeit lediglich um weniger als zehn Prozent reduziert haben. 17,1 Prozent aller Teilzeitbeschäftigten arbeiteten zum Stichtag des Berichtsjahres exakt die Hälfte der für eine entsprechende Vollzeitkraft relevanten Stundenzahl. In Nr. 3.3.2 (ab Seite 57) wird dieser Umstand beim Personalbestand nach Ämtern berücksichtigt, in dem das teilzeitbeschäftigte Personal vollzeitverrechnet wurde.

Der Personal- und Organisationsbericht 2015 (Berichtsjahr 2014) enthielt erstmals Angaben zu den befristeten Beschäftigungsverhältnissen. Zum Stichtag des aktuellen Berichtsjahres 2019 gab es bei der Stadtverwaltung Regensburg insgesamt 266 Tarifbeschäftigte mit befristeten Arbeitsverträgen. Nimmt man als Bezugsgröße das Gesamtpersonal, dann betrug die Quote zum Stichtag des Berichtsjahres 6,7 Prozent. Bezogen auf die Gesamtzahl der Tarifbeschäftigten – bei den Beamtinnen/Beamten sind Befristungen nicht möglich – entspricht dies einem Anteil von rund 9,4 Prozent. Beide Quoten sind seit 2014 rückläufig (siehe Nr. 3.2.8, Seite 51) und haben sich nahezu halbiert.

Da Personal und Stellen aus verschiedenen Gründen voneinander abweichen, wird in Nr. 2 auch über die Entwicklung der Plan- und Vollstellen berichtet. Zum 01.06.2019 weist der Haushalt der Stadtverwaltung Regenburg 3.775 Planstellen aus. Im Vergleich zum Stichtag des Basisjahres 2010 sind das 870 Planstellen mehr. Die Anzahl der Vollstellen hat sich in den letzten zehn Jahren um rund 790 auf 3.433 zum 01.06.2019 erhöht. Bezogen auf den Stichtag des Vorjahres sind dies rund 139 Vollstellen mehr. In Nr. 2.4 (Seite 11) werden zwar einige bedeutsame Ursachen für die Stellenmehrungen der letzten Jahre angesprochen, grundsätzlich gehen die Stellenmehrungen aber auf viele verschiedene Maßnahmen zurück und betreffen nahezu alle Aufgabengebiete und Ämter bzw. Dienststellen.

Im Personal- und Organisationbericht des Jahres 1995 finden sich zum ersten Mal Angaben zum Altersdurchschnitt des städtischen Personals. In dem genannten Jahr lag das Durch­schnittsalter des Gesamtpersonals bei 41,1 Jahren. Von 1995 bis 2012 hat sich das Durchschnittsalter kontinuierlich auf 45,7 Jahre erhöht. Von 2012 bis 2014 ist das Durchschnittsalter nicht mehr gestiegen, seit 2015 ist es rückläufig und lag im Berichtsjahr 2019 bei 44,6 Jahren (siehe Nr. 3.1.7, Seite 30). Der Rückgang beim Durchschnittsalter geht auf die zahlreichen (jüngeren) Neueinstellungen der letzten Jahre zurück. Das gesunkene Durchschnittsalter darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass in den kommenden Jahren noch ein beachtenswerter Personal(ersatz)bedarf ansteht. Das Diagramm auf Seite 36, in dem die Altersstruktur aller Mitarbeiter/-innen zum 01.06.2019 dem entsprechenden Stichtag des Jahres 2010 gegenübergestellt wird, macht diesen demographischen „Überhang“ deutlich.

Zum 01.06.2019 gab es bei der Stadtverwaltung Regensburg insgesamt 174 Nachwuchskräfte, so viele wie noch nie (117 Auszubildende im Tarifbereich und 57 Beamtenanwärterinnen/Beamtenanwärter, siehe Nr. 3.2.5, Seite 45 f). 58 Absolventinnen und Absolventen (36 Auszubildende und 22 Beamtenanwärter/-innen) haben 2019 ihre Ausbildung erfolgreich abgeschlossen. Die enorme Zunahme bei der Zahl der Nachwuchskräfte zielt auf die demografische Struktur und die Tatsache, dass das altersbedingte Ausscheiden in den letzten Jahren stark zugenommen hat (siehe Nr. 6.3, Seite 91) und weiterhin hoch bleiben wird. In den nächsten 10 bis 12 Jahren wird etwa jeder vierte Beschäftigte der Stadtverwaltung Regensburg aufgrund des Alters ausscheiden.

Nr. 3.4 (ab Seite 60) befasst sich mit den Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfängern. Von 2010 auf 2019 hat sich die Zahl der Ruhestandsbeamtinnen/-beamten mit eigenem Anspruch von 410 auf 591 erhöht, die Zahl der Hinterbliebenen (Witwen/Witwer, Waisen) und Empfängerinnen/Empfänger von Sustentationen ist dagegen in den vergangenen zehn Jahren von insgesamt 213 auf 159 zurückgegangen. Das Durchschnittsalter der Ruhestandsbeamtinnen/-beamten bei Eintritt in den Ruhestand lag im Berichtsjahr bei 62,4 Jahren. Lässt man allerdings die Fälle von Dienstunfähigkeit, bei denen das Eintrittsalter erheblich unter der gesetzlichen Regelaltersgrenze liegen kann, außen vor, dann erhöht sich das durchschnittliche Eintrittsalter um ganze zwei Jahre auf 64,4 Jahre.

Das Durchschnittsalter der Ruhestandsbeamtinnen/-beamten selbst betrug zum Stichtag des Berichtsjahres 72,9 Jahre. Die älteste Ruhestandsbeamtin war 97 Jahre alt, der älteste Ruhestandsbeamte 98.

Zum Stichtag des Berichtsjahres beschäftigte die Stadtverwaltung insgesamt 129 Mitarbeiter/
-innen mit nichtdeutscher Staatsangehörigkeit aus 45 verschiedenen Nationen (siehe 3.2.1, Seite 37 ff). Das ist der höchste Wert der letzten zehn Jahre. Seit 2010 hat sich die Anzahl fast verdreifacht. Bezogen auf das Gesamtpersonal belief sich der Anteil der Mitarbeiter/-innen mit ausländischer Staatsangehörigkeit zum 01.06.2019 auf rund 3,2 Prozent.

Personalbestand, Vollstellen, Struktur der Besoldung und Eingruppierung haben naturgemäß auch finanzielle Auswirkungen. Daher werden die Personalkosten (Nr. 4) bzw. Personalausgaben (Nr. 5) der Stadtverwaltung Regensburg im Bericht nach unterschiedlichen Kriterien auf­geschlüsselt. Nr. 4 zielt in erster Linie auf die Faktoren, die die Personalausgaben maßgeblich beeinflussen. In Nr. 5 geht es insbesondere darum, wie sich die Personalausgaben insgesamt bzw. im Verhältnis zum Verwaltungs- und Gesamthaushalt entwickelt haben. Außerdem werden die Personalausgaben bestimmten Ausgabengruppen zugeordnet und auf Dienststellen bzw. Ämter verteilt.

2019 beliefen sich die Personalausgaben insgesamt auf rund 225,6 Mio. Euro. Die Summe verteilt sich auf direkte Lohnkosten in Höhe von 157,5 Mio. Euro (Beamtenbezüge und Entgelte für Tarifbeschäftigte) und 68,0 Mio. Euro „übrige“ Personalausgaben (Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung und zur Versorgungskasse, Versorgungsaufwendungen, Beihilfen, Zuschüsse zum Job-Ticket usw.). Wie das Diagramm auf Seite 77 verdeutlicht, sind die Beitragszahlungen zur gesetzlichen Sozialversicherung in den letzten zehn Jahren prozentual am stärksten gestiegen (+75,1 Prozent), den geringsten Zuwachs gab es bei den Beiträgen zur Versorgungskasse (+45,4 Prozent).

Gegenüber dem Vorjahr haben sich die gesamten Personalausgaben um 7,4 Prozent erhöht. Ursachen dafür liegen in den Erhöhungen der tariflichen Entgelte bzw. der Beamtenbesoldung, den Stellenschaffungen und der Arbeitsmarktzulage. Um dem demografischen Wandel und dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, hat der Stadtrat der Stadt Regensburg Ende 2018 auf Grundlage tariflicher und gesetzlicher Regelungen beschlossen, in bestimmten Bereichen bzw. bei bestimmten Qualifikationen ab 01.01.2019 finanzielle Anreize zusätzlich zum regulären Entgelt zu gewähren. Diese Arbeitsmarktzulage, die aus Gründen der Gleichbehandlung nicht nur bei Neueinstellungen gezahlt wird, ist zunächst befristet bis 31.12.2024. Für das Berichtsjahr 2019 fielen hierfür insgesamt rund 3,5 Mio. Euro an.

Der Anteil der Personalausgaben am Verwaltungshaushalt betrug im Berichtsjahr 32,6 Prozent, der Anteil am Gesamthaushalt 25,3 Prozent. Der Gesamthaushalt der Stadtverwaltung umfasste 2019 rund 892,2 Mio. Euro (siehe dazu Nr. 5.2, Seite 80 ff).

In Nr. 6 geht es abschließend um ausgewählte Sachverhalte zum Personalwesen, unter ande­rem um die Themen Personalentwicklung und Stellenausschreibungen. Im Berichtsjahr 2018 haben insgesamt 7.066 Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor allem an Maßnahmen zur fachlichen Fortbildung teilgenommen. Das ist die höchste Zahl der letzten zehn Jahre (siehe Nr. 6.1, Seite 87 ff) und macht sich auch bei den Ausgaben bemerkbar, die sich 2019 im Vergleich zu 2010 nahezu verdreifacht haben.

Im Berichtsjahr 2019 wurden insgesamt 683 Stellenausschreibungen getätigt. Auch das ist der höchste Wert der letzten zehn Jahre (siehe Nr. 6.2, Seite 90). Im Durchschnitt gab es dagegen lediglich 9,9 Bewerbungen pro ausgeschriebene Stelle. Das ist die niedrigste Quote der letzten zehn Jahre.

Zum Personalbestand und zur Struktur des Personals gibt es am häufigsten Anfragen anderer Ämter bzw. Dienststellen. Die verschiedenen Tabellen in Nr. 3 des „PuO-Berichts“ ermöglichen es, die meisten dieser Anfragen schnell und ohne zusätzliche Datenerhebung oder aufwändige Auswertungen zu beantworten. Aus diesem Grund können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit über das städtische Intranet auf den Bericht zugreifen. Auch neu eingestellte Mitarbeiter/-innen können sich anhand des Berichts einen schnellen Überblick über die Personalstruktur und viele andere Kriterien rund um das „Personal“ der Stadtverwaltung Regensburg verschaffen. Für den Gesundheitsbericht und den Gleichstellungsbericht liefert der Personal- und Organisationsbericht ebenfalls regelmäßig grundlegende Zahlen. 

Nach der Kenntnisnahme durch den Personalausschuss wird der Bericht den übrigen Mitglie­dern des Stadtrates und der Verwaltung in gedruckter Form bzw. online im Intranet der Stadt­verwaltung zur Verfügung gestellt. Außerdem wird der Bericht aufgrund der Abgabepflicht amt­licher Veröffentlichungen an verschiedene öffentliche Bibliotheken versandt.

Der Ausschuss beschließt:

Der „Personal- und Organisationsbericht 2020“ wird zur Kenntnis genommen.

Anlagen:

Personal- und Organisationsbericht 2020