Vorlage - VO/21/18113/11  

Sachverhalt: 

Detaillierte Zahlen und Fakten zur Personal- und Organisationsstruktur bilden die Grundlage für ein erfolgreiches Personalmanagement.

Der jährliche Personal- und Organisationsbericht, der 2021 in der 29. Auflage erscheint, fasst diese Zahlen und Fakten rund um das Thema „Personal“ der Stadtverwaltung Regensburg in einem zentralen Bericht zusammen. Berichtsjahr für den aktuellen Bericht ist das Kalenderjahr 2020. Zeitreihen beziehen sich bis auf wenige Ausnahmen grundsätzlich auf die letzten zehn Jahre, d. h. im vorliegenden Bericht auf den Zeitraum 2011 (=Basisjahr) bis einschließlich 2020. In diesem Zeitraum beziehen sich alle Bewegungszahlen (Personalausgaben, Rechnungsergebnisse für Beihilfen, Versorgungsaufwendungen etc.) auf das jeweilige Kalenderjahr und alle Stichtage für Bestandszahlen (z. B. Personalbestand, Zahl der Auszubildenden) auf den 01.06. der jeweiligen Jahre. Auf Werte, die länger als zehn Jahre zurückliegen, wird ggf. dann hingewiesen, wenn sich bestimmte Sachverhalte im historischen Vergleich grundlegend geändert haben, wie dies z. B. bei der Teilzeitquote der Fall ist.

Zum Stichtag des aktuellen Berichtsjahres (01.06.2020) beschäftigte die Stadtverwaltung Regensburg insgesamt 4.101 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (1.198 Beamtinnen/Beamte und 2.903 Tarifbeschäftigte). Daneben wurden noch 756 Versorgungsempfänger/-innen, 660 Beschäftigte rechtlich selbständiger Einrichtungen und insgesamt 84 weitere Personen vom Personalamt der Stadtverwaltung Regensburg abgerechnet und betreut (siehe dazu ausführlich Nr. 3.1.1 auf Seite 13).

Im Kapitel 1 des Berichts legt das Amt für Organisation und Personalentwicklung den Fokus
auf die Verwaltungsorganisation. In Nr. 1.1 werden aktuelle Themen, die für die Stadtverwaltung in organisatorischer Hinsicht relevant sind, aufgegriffen. Die Nr. 1.2 beschäftigt sich mit der Stellenentwicklung 2020 und die Nr. 1.3 mit den in 2020 vollzogenen Änderungen im Verwaltungsgliederungsplan. Die Geschäftsverteilungspläne, die in dem genannten Zeitraum von Änderungen betroffen waren, werden ebenfalls in Nr. 1.3 aufgelistet. Auf Seite 5 wird die Organisationsstruktur der Stadtverwaltung zum Stichtag des Berichtsjahres (01.06.2020) in einem Organigramm dargestellt. Nr. 1.4 fasst den aktuellen Stand der Büroraumplanung zusammen.

Da Personal und Stellen aus verschiedenen Gründen voneinander abweichen, wird in Nr. 2 zunächst über die Entwicklung der Plan- und Vollstellen berichtet. Zum 01.06.2020 weist der Haushalt der Stadtverwaltung Regensburg 3.971 Planstellen aus. Im Vergleich zum Stichtag des Basisjahres 2011 sind das 1.049 Planstellen mehr. Die Anzahl der Vollstellen hat sich in den letzten zehn Jahren um rund 954 auf 3.604 zum 01.06.2020 erhöht. Bezogen auf den Stichtag des Vorjahres sind dies rund 171 Vollstellen mehr. In Nr. 2.4 (Seite 10) werden zwar einige bedeutsame Ursachen für die Stellenmehrungen der letzten Jahre angesprochen, grundsätzlich gehen die Stellenmehrungen aber auf viele verschiedene Maßnahmen zurück und betreffen nahezu alle Aufgabengebiete und Ämter bzw. Dienststellen.

Inhaltlich geht es im Hauptteil des Berichts (Nr. 3, Seite 11 bis Seite 64) um die Entwicklung und die Struktur des Personalbestandes. Die Zusammensetzung des Personals wird nach verschiedenen Kriterien analysiert. Im allgemeinen Teil werden unter anderem die Besoldung der Beamtinnen/Beamten bzw. die Eingruppierung der Tarifbeschäftigten, der Frauenanteil, die Verteilung nach Vollzeit/Teilzeit und die Altersstruktur der Beschäftigten detailliert dargestellt. In Nr. 3.2 geht es um besondere Aspekte wie Staatsangehörigkeit, Beurlaubung, Elternzeit, schwerbehinderte Menschen, Altersteilzeit, Minijobs und das Personal in befristeten Arbeitsverhältnissen.

In den vergangenen zehn Jahren ist der Personalbestand kontinuierlich von 3.126 in 2011 auf 4.101 in 2020 gestiegen. Dies entspricht einem Wachstum von 31,2 Prozent. Im Vergleich zum Vorjahr hat sich die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Köpfen um 131 bzw. 3,3 Prozent erhöht (siehe dazu ausführlich Nr. 3.1.2, Seite 16).

Der Frauenanteil hat sich gegenüber dem Vorjahr zwar lediglich um 0,3 Prozentpunkte erhöht. Von 2011 auf 2020 ist der Anteil der Frauen aber kontinuierlich von 46,5 Prozent auf 54,4 Prozent gestiegen. Bei den Tarifbeschäftigten lag der Frauenanteil zum Stichtag des Berichtsjahres bei 59,9 Prozent, bei den Beamtinnen/Beamten bei 41,1 Prozent.

Bei der Betrachtung des Personalbestandes ist nach wie vor die große Anzahl an Teilzeitkräften zu berücksichtigen, deren Anteil am Gesamtpersonal zum Stichtag 2020 bei 35,9 Prozent lag. In den letzten zehn Jahren schwankte die Teilzeitquote zwischen 35,4 Prozent und 37,1 Prozent (siehe dazu Nr. 3.1.6, Seite 25). Zum Vergleich: Vor rund drei Jahrzehnten im Jahr 1993 belief sich die Teilzeitquote bei der Stadtverwaltung auf 22,3 Prozent.

Neu im Personal- und Organisationsbericht 2021 ist die Tabelle des vollzeitverrechneten Personalbestandes zum Stichtag des Berichtsjahres (Seite 15). Im Gegensatz zur Personalbestand nach Kopfzahlen auf der vorhergehenden Seite wurde das teilzeitbeschäftigte Personal in dieser Tabelle vollzeitverrechnet. Nach Köpfen waren zum Stichtag des Berichtsjahres 4.101 Personen beschäftigt, vollzeitverrechnet erhält man insgesamt einen „Personalbestand“ in Höhe von 3.501,3. Nach Köpfen beträgt die Teilzeitquote des Gesamtpersonals 35,9 Prozent, vollzeitverrechnet reduziert sich der Anteil auf 24,9 Prozent.

Die hohe Zahl an teilzeitbeschäftigten Personen beeinflusst in erheblichem Maße alle Analysen des Personalbestandes sowie Vergleiche mit anderen Städten, Kommunen und öffentlich-rechtlichen Institutionen. Auch stadtintern fällt die Teilzeitquote höchst unterschiedlich aus. Zum Beispiel liegt die Teilzeitquote bei den städtischen Beamtinnen derzeit bei rund 50,9 Prozent, bei den Beamten lediglich bei 9,9 Prozent. Bei den tarifbeschäftigten Frauen arbeiten 60,5 Prozent Teilzeit, bei den tarifbeschäftigten Männern 17,8 Prozent (siehe dazu Seite 24).

Erhebliche Unterschiede hinsichtlich der Teilzeit gibt es auch bei den Ämtern bzw. Dienststellen. Den höchsten Anteil an Teilzeitbeschäftigten hatte zum 01.06.2020 mit 83,1 Prozent das Amt für musische Bildung, beim Amt für Brand- und Katastrophenschutz waren es dagegen lediglich 6,5 Prozent und beim Amt für Abfallentsorgung, Straßenreinigung und Fuhrpark nur 5,5 Prozent (siehe Nr. 3.3, Seite 53 ff). Beim Hauptamt gab es zum Stichtag des aktuellen Berichtsjahres kein Personal in Teilzeit.

Die Aufstellung auf den Seiten 55/56 zeigt zwar, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Stichtag 2020 bei den einzelnen Ämtern und Referaten teilzeitbeschäftigt waren. Die Tabelle lässt aber grundsätzlich außer Acht, welchen Umfang die Teilzeitbeschäftigung im konkreten Fall umfasst. In der Tabelle und im Diagramm auf Seite 27 wird die Teilzeit daher nach Klassen von zehn Prozent unterschieden. Auf der einen Seite arbeiteten zum Beispiel 29 Personen bzw. 2,0 Prozent der Teilzeitkräfte bis zu zehn Prozent der Regelarbeitszeit einer Vollzeitkraft, auf der anderen Seite gab es 80 Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter (= 5,4 Prozent aller Teilzeitkräfte), die ihre Arbeitszeit lediglich um weniger als zehn Prozent reduziert haben. 15,4 Prozent aller Teilzeitbeschäftigten arbeiteten zum Stichtag des Berichtsjahres exakt die Hälfte der für eine entsprechende Vollzeitkraft relevanten Stundenzahl. In Nr. 3.3.2 (ab Seite 58) wird dieser Umstand beim Personalbestand nach Ämtern berücksichtigt, in dem das teilzeitbeschäftigte Personal vollzeitverrechnet wurde.

Der Personal- und Organisationsbericht 2015 enthielt erstmals Angaben zu den befristeten Beschäftigungsverhältnissen. Zum Stichtag des aktuellen Berichtsjahres 2020 gab es bei der Stadtverwaltung Regensburg insgesamt 241 Tarifbeschäftigte mit befristeten Arbeitsverträgen. Nimmt man als Bezugsgröße das Gesamtpersonal, dann betrug die Quote zum Stichtag des Berichtsjahres 5,9 Prozent. Bezogen auf die Gesamtzahl der Tarifbeschäftigten – bei den Beamtinnen/Beamten sind Befristungen nicht möglich – entspricht dies einem Anteil von rund 8,3 Prozent. Beide Quoten sind seit 2014 rückläufig und haben sich in dem genannten Zeitraum etwa halbiert (siehe Nr. 3.2.8, Seite 52).

Daten zum Altersdurchschnitt des städtischen Personals finden sich zum ersten Mal im Personal- und Organisationbericht des Jahres 1995. In dem genannten Jahr lag das Durchschnitts­alter des Gesamtpersonals bei 41,1 Jahren. Von 1995 bis 2012 hat sich das Durchschnittsalter kontinuierlich auf 45,7 Jahre erhöht. In den Jahren 2012 bis 2014 ist das Durchschnittsalter nicht mehr gestiegen, seit 2015 ist es rückläufig und lag im Berichtsjahr 2020 bei 44,5 Jahren (siehe Nr. 3.1.7, Seite 30).

Der Rückgang beim Durchschnittsalter geht auf die zahlreichen Neueinstellungen jüngeren Alters der letzten Jahre zurück. Das gesunkene Durchschnittsalter darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass in den kommenden Jahren noch ein beachtenswerter Personal(ersatz)-bedarf ansteht. Das Diagramm auf Seite 36, in dem die Altersstruktur aller Mitarbeiter/-innen zum 01.06.2020 dem entsprechenden Stichtag des Jahres 2011 gegenübergestellt wird, macht diesen demographischen „Überhang“ deutlich. Der Geburtsjahrgang mit den meisten Beschäftigten war zum 01.06.2020 der Jahrgang 1964. 152 Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter bzw. 3,7 Prozent aller Beschäftigten waren zum Stichtag des Berichtsjahres 56 Jahre alt. Mehr als ein Viertel (= 26,2 Prozent) aller Beschäftigten waren zum 01.06.2020 älter als 55 Jahre.

Zum 01.06.2020 gab es bei der Stadtverwaltung Regensburg insgesamt 200 Nachwuchs-kräfte, so viele wie noch nie (134 Auszubildende im Tarifbereich und 66 Beamtenanwärterinnen/-anwärter, siehe Nr. 3.2.5, Seite 46 f). Darunter waren zum ersten Mal auch 12 Nachwuchskräfte, die zum Wintersemester 2019/2020 ein duales Studium an der OTH Regensburg begonnen haben. 45 Auszubildende und 21 Beamtenanwärter/-innen haben 2020 ihre Ausbildung erfolgreich abgeschlossen. Neu angefangen haben zum 01.09.2020, dem Beginn des neuen Ausbildungsjahres, insgesamt 70 Nachwuchskräfte.

Die enorme Zunahme bei der Zahl der Nachwuchskräfte zielt auf die demografische Struktur und die Tatsache, dass die altersbedingten Personalabgänge stark zugenommen haben und vorerst hoch bleiben werden, auch wenn die betreffenden Zahlen im Berichtszeitraum dies auf den ersten Blick nicht erkennen lassen (siehe Nr. 6.3, Seite 92). Errechnet man allerdings für die letzten zehn Jahre (2011 bis 2020) den Durchschnitt pro Jahr und vergleicht diesen mit dem Durchschnitt der zehn Jahre davor (2001 bis 2010), dann wird dies deutlicher: In den Jahren 2001 bis 2010 sind pro Jahr durchschnittlich 26 Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter altersbedingt oder wegen Dienstunfähigkeit/Erwerbsminderung aus der Stadtverwaltung Regensburg ausgeschieden. In den letzten zehn Jahren von 2011 bis 2020 waren es dagegen pro Jahr durchschnittlich 78 Beschäftigte, d. h. rund dreimal so viel wie in den Jahren 2001 bis 2010.

Nr. 3.4 (ab Seite 61) befasst sich mit den Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfängern. Von 2011 auf 2020 hat sich die Zahl der Ruhestandsbeamtinnen/-beamten mit eigenem Anspruch von 412 auf genau 600 erhöht, die Zahl der Hinterbliebenen (Witwen/Wit-wer, Waisen) und Empfängerinnen/Empfänger von Sustentationen ist dagegen in den vergangenen zehn Jahren von insgesamt 204 auf 156 zurückgegangen.

Das Durchschnittsalter der Ruhestandsbeamtinnen/-beamten bei Eintritt in den Ruhestand lag im Berichtsjahr bei 62,9 Jahren. Lässt man die Fälle von Dienstunfähigkeit, bei denen das Eintrittsalter zum Teil erheblich unter der gesetzlichen Regelaltersgrenze liegen kann, außen vor, dann erhöht sich das durchschnittliche Eintrittsalter um rund ein halbes Jahr auf 63,4 Jahre. Das Durchschnittsalter der Ruhestandsbeamtinnen/-beamten selbst betrug zum Stichtag des Berichtsjahres 73,1 Jahre. Die älteste Ruhestandsbeamtin war 98 Jahre alt, der älteste Ruhestandsbeamte 99.

Zum Stichtag des Berichtsjahres beschäftigte die Stadtverwaltung insgesamt 157 Personen mit nichtdeutscher Staatsangehörigkeit aus 50 verschiedenen Nationen (siehe 3.2.1, Seite 37 ff). Das ist der höchste Wert in der Geschichte der Stadtverwaltung Regensburg. Seit 2011 hat sich die Anzahl fast vervierfacht. Bezogen auf das Gesamtpersonal belief sich der Anteil der Mitarbeiter/-innen mit ausländischer Staatsangehörigkeit zum 01.06.2020 auf 3,8 Prozent.

Personalbestand, Vollstellen, Struktur der Besoldung und Eingruppierung haben naturgemäß auch finanzielle Auswirkungen. Daher werden die Personalkosten (Nr. 4) bzw. Personalausgaben (Nr. 5) der Stadtverwaltung Regensburg im Bericht nach unterschiedlichen Kriterien auf­geschlüsselt. Nr. 4 zielt in erster Linie auf die Faktoren, die die Personalausgaben maßgeblich beeinflussen. In Nr. 5 geht es insbesondere darum, wie sich die Personalausgaben insgesamt bzw. im Verhältnis zum Verwaltungs- und Gesamthaushalt entwickelt haben. Außerdem werden die Personalausgaben bestimmten Ausgabengruppen zugeordnet und auf Dienststellen bzw. Ämter verteilt.

2020 beliefen sich die Personalausgaben insgesamt auf rund 240,0 Mio. Euro. Die Summe verteilt sich auf direkte Lohnkosten in Höhe von 168,5 Mio. Euro (Beamtenbezüge und Entgelte für Tarifbeschäftigte) und 71,5 Mio. Euro „übrige“ Personalausgaben (Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung und zur Versorgungskasse, Versorgungsaufwendungen, Beihilfen, Zuschüsse zum Job-Ticket usw.). Wie das Diagramm auf Seite 78 verdeutlicht, sind die Beitragszahlungen zur gesetzlichen Sozialversicherung in den letzten zehn Jahren prozentual am stärksten gestiegen (+87,2 Prozent), den geringsten Zuwachs gab es bei den Beiträgen zur Versorgungskasse (+48,0 Prozent).

Gegenüber dem Vorjahr haben sich die gesamten Personalausgaben um 6,4 Prozent erhöht. Ursachen dafür liegen in den Erhöhungen der Beamtenbesoldung zum 01.01.2020 bzw. der tariflichen Entgelte zum 01.03.2020 und den Stellenschaffungen im Berichtsjahr (siehe oben bzw. Seite 8 ff des Berichts). Hinzu kommt einmalig in 2020 noch die Corona-Sonderzahlung mit insgesamt rund 1,3 Mio. Euro und bereits ab 2019 die Arbeitsmarktzulage. Um dem demografischen Wandel und dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, hat der Stadtrat der Stadt Regensburg Ende 2018 auf Grundlage tariflicher und gesetzlicher Regelungen beschlossen, in bestimmten Bereichen bzw. bei bestimmten Qualifikationen ab 01.01.2019 finanzielle Anreize zusätzlich zum regulären Entgelt zu gewähren. Die Zulage, die je nach Qualifikation im 1. Jahr 250 bzw. 300 Euro monatlich beträgt und sich im 2. Jahr auf 300 bzw. 400 Euro monatlich erhöht und aus Gründen der Gleichbehandlung nicht nur bei Neueinstellungen gezahlt wird, ist zunächst befristet bis 31.12.2024. Für das Berichtsjahr 2020 fielen hierfür insgesamt rund 3,6 Mio. Euro an.

Der Anteil der Personalausgaben am Verwaltungshaushalt betrug im Berichtsjahr 32,7 Prozent, der Anteil am Gesamthaushalt 25,1 Prozent. Der Gesamthaushalt der Stadtverwaltung umfasste 2020 rund 958,0 Mio. Euro (siehe dazu Nr. 5.2, Seite 81 ff).

In Nr. 6 geht es abschließend um ausgewählte Sachverhalte zum Personalwesen, unter ande­rem um die Themen Personalentwicklung und Stellenausschreibungen. Im Berichtsjahr 2020 haben insgesamt 2.993 Teilnehmerinnen und Teilnehmer an verschiedenen Maßnahmen zur Fort- und Weiterbildung teilgenommen. Das ist pandemiebedingt die niedrigste Zahl der letzten zehn Jahre (siehe dazu Nr. 6.1, Seite 88 ff) und macht sich auch bei den Ausgaben bemerkbar, die 2020 im Vergleich zum Vorjahr um rund 72 Prozent gesunken sind.

Im Vergleich dazu hat die Pandemie wenig Einfluss auf die Zahl der Stellenausschreibungen mit sich gebracht. Im Berichtsjahr 2020 wurden insgesamt 700 Stellenausschreibungen getätigt. Das ist der höchste Wert der letzten zehn Jahre (siehe Nr. 6.2, Seite 91). Im Durchschnitt gab es auf der anderen Seite lediglich 10,2 Bewerbungen auf eine ausgeschriebene Stelle. Das ist die zweitniedrigste Quote der letzten zehn Jahre.

Zum Personalbestand und zur Struktur des Personals gibt es am häufigsten Anfragen anderer Ämter bzw. Dienststellen. Die verschiedenen Tabellen in Nr. 3 des „PuO-Berichts“ ermöglichen es, die meisten dieser Anfragen schnell und ohne zusätzliche Datenerhebung oder aufwändige Auswertungen zu beantworten. Aus diesem Grund können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit über das städtische Intranet auf den Bericht zugreifen. Auch neu eingestellte Mitarbeiter/-innen können sich anhand des Berichts einen schnellen Überblick über die Personalstruktur und viele andere Kriterien rund um das „Personal“ der Stadtverwaltung Regensburg verschaffen. Für den Gesundheitsbericht und den Gleichstellungsbericht liefert der Personal- und Organisationsbericht ebenfalls regelmäßig grundlegende Zahlen. 

Nach der Kenntnisnahme durch den Personalausschuss wird der Bericht den übrigen Mitglie­dern des Stadtrates und der Verwaltung in gedruckter Form bzw. online im Intranet der Stadt­verwaltung zur Verfügung gestellt. Außerdem wird der Bericht aufgrund der Abgabepflicht amt­licher Veröffentlichungen an verschiedene öffentliche Bibliotheken versandt.

Der Ausschuss beschließt:

Der „Personal- und Organisationsbericht 2021“ wird zur Kenntnis genommen.

Anlage:

Personal- und Organisationsbericht 2021