Vorlage - VO/23/19882/68  

Sachverhalt: 

Im Februar 2022 wurde das Büro Höcker Project Managers GmbH (München) mit Projektsteuerungsleistungen für das Projekt Stadtbahn Regensburg für die Leistungsphasen 1 und 2 nach HOAI beauftragt. Umfang sind Teile der Grundleistungen zur Projektvorbereitung und Planung nach AHO Schriftreihe Heft Nr. 9 (Stand März 2020). Das Heft Nr. 9 der AHO Schriftenreihe unterscheidet insgesamt 49 mögliche Grundleistungen der Projektsteuerung innerhalb der aktuell relevanten Leistungsphasen. Konkret beauftragt ist Höcker Projekt Managers insbesondere mit der Entwickelung und Abstimmung der des Projekthandbuches und der Projektstrukturplanung, Aufstellen und Abstimmen des Terminrahmens und Steuerungsterminplanes, Mitwirkung beim Strukturieren des Vergabeverfahrens sowie Überprüfung der Einhaltung der Projektziele und Terminvorgaben mit, soweit erforderlich, Erarbeitung von Anpassungsmaßnahmen.

Projektsteuerung

Organisation, Information, Koordination und Dokumentation

Nach Einarbeitung in die Grundlagen und Randbedingungen des laufenden Projektes wurden seitens Höcker Project Managers Gespräche mit wichtigen Beteiligten im Projekt geführt, um das jeweilige Rollenverständnis der Beteiligten zu ergründen und weiter zu schärfen (Anlage 1). Parallel dazu wurden in Abstimmung mit dem Vorhabenträger die organisatorischen Rahmenbedingungen für die Projektdurchführung der Leistungsphasen 1 und 2 nach HOAI aufgestellt.

Die Projektorganisation bildet die Grundlage für die gesamte Projektabwicklung. Sie enthält die verbindliche Strukturierung des Projektes, die Aufbau- und Ablauforganisation, die laufende, übergeordnete Koordination für sämtliche Projektbeteiligten und eine lückenlose Information für den Bauherrn über alle Projektaktivitäten. Bestandteile hierbei sind u.a.:

• Aufbauorganisation/ Projektorganigramm
• Projektstrukturplanung
• Zuständigkeiten/ Verantwortungen
• Beteiligtenlisten
• Gliederung nach Trassenabschnitten
• Kommunikation (u.a. Besprechungswesen, Entscheidungsprozesse)
• Planungs- und Freigabeprozesse

Die projektspezifischen Organisationsvorgaben werden in einem Projekthandbuch (Planungsphase) zusammengefasst und dokumentiert. Zur Erarbeitung des Projekthandbuches durch die Projektsteuerung läuft eine Abstimmung mit der Projektleitung mit anschließender Freigabe.

Zu der Projektstrukturplanung ist eine Strukturierung des Gesamtprojektes in steuerbare Teilprojekte, Teilaufgaben bzw. Arbeitspakete. Wesentlich für die Projektstruktur und Koordination der Planung war eine seitens der Projektsteuerung eingeführte räumliche Gliederung in Trassenabschnitte mit übergeordneter, einheitlicher Bezeichnung (Anlage 5).

Im zweiten Schritt wurden die wesentlichen Elemente bzw. Komponenten des Projektes auf Basis der Beteiligten bzw. Betroffenen identifiziert und ein erster Projektstrukturplan erstellt (Anlage 2). Eine Detaillierung und Erweiterung der Projektstrukturplanung ist derzeit in Bearbeitung.

Zeitliche Vorgaben

Maßgeblich gilt es die beteiligten/ betroffenen Fachstellen der Stadt Regenburg bei entsprechenden zeitlichen Vorgaben koordiniert und aktiv in die Planung einzubinden und die Anforderungen bzw. Ergebnisse transparent zu dokumentieren. Hierzu wurden bzw. werden in regelmäßigen Abständen Fachstellen-Workshops zwischen den Fachplanern, den Fachstellen der Stadt Regenburg und der Projektleitung initiiert und seitens der Projektsteuerung organisiert und begleitet. Die Organisation dieser Workshops erfolgt räumlich nach Trassenabschnitten und zeitlich nach Planungsfortschritt unter Berücksichtigung der nachfolgenden Termine der Lenkungsgruppe und des Stadtbahnausschusses.

Zur Dokumentation aller planungsrelevanten Themen v.a. aus den Fachstellen-Workshops wurde eine übergreifende Liste-offener-Punkte eingeführt, die fortlaufend und transparent bis zum Abschluss der Vorplanung mitgeführt wird.

Terminplanung

Mit den Rahmenterminen und Meilensteinen wurden die Randbedingungen zu Beginn des Projektes für die Phase der Vorentwurfsplanung festgelegt. Der Terminrahmen als oberste Ebene der Terminplanung wird durch die Projektsteuerung über den gesamten (beauftragten) Projektablauf fortgeschrieben.

Basis für die abschnittsweise Planung, Prüfung und Freigabe der Mastplanung ist der seitens der Projektsteuerung in Zusammenarbeit mit der Projektleitung erstellte Gremienterminplan nach Trassenabschnitten.

Um alle relevanten Aufgabenpakete vom Amt für Stadtbahnneubau, dem Stadtwerk Regensburg und des Masterplaners und alle relevanten Meilensteine für die aktuelle Projektphase zu erörtern, wurde ein kollaborativer Workshop durchgeführt. Darin wurden die Aufgabenpakete und Meilensteine identifiziert, beschrieben und die jeweiligen Voraussetzungen und Abhängigkeiten für die Erledigung der Aufgabenpakete aufgenommen (Anlage 3). Diese Art der Aufnahme der Aufgabenpakete stellt eine fortschrittliche und gewinnbringende Form der Projektplanung dar und sorgt dafür, dass zusätzliche Stabilität in die Projektprozesse gebracht wird.

Auf dieser Basis sowie den Meilensteinen der Gremienterminplanung wurde aktuell der Entwurf des Steuerungsterminplans erarbeitet.

Ausblick

Die Erstellung und Fortführung der Terminplanung erfolgt in enger Abstimmung mit den für die Umsetzung zuständigen Fachverantwortlichen und Schlüsselakteuren der einzelnen Maßnahmen sowie unter Berücksichtigung der vorliegenden Gegebenheiten und Schnittstellen.

Weitere Schritte der Projektsteuerung

Wesentlich ist die Erstellung und Finalisierung des Steuerungsterminplanes um auf dieser Basis eine aktive Terminsteuerung hinsichtlich der Projektziele für die Leistungsphasen 1 und 2 einschließlich Vorbereitung der folgenden Planungsphasen durchzuführen.

Die Projektstrukturplanung wird unter Einbindung der relevanten im Projekt Beteiligten mit Darstellung von Teilprojekten bzw. Teilaufgaben detailliert und fortgeschrieben. Zu berücksichtigen sind hierbei u.a.: Vorab-/ Parallelmaßnahmen, Bauherrenaufgaben, Kanal/ Straße, Stadtbahn, Übergeordnete Leistungen (z.B. Bauablauf/ Logistik, Geotechnik/ Grundwasser, Abfalltechnik, Natur- und Artenschutz, etc.), Medienversorgung öffentlich, Telekommunikation, Kommunale Aufgaben Stadt Regensburg, Genehmigungsbehörde (TAB, Förderbehörde, etc.). Weitere wichtige Themen sind neben den abschnittsbezogenen baufachlichen Themen das Betriebskonzept, die Fahrzeugbeschaffung, aber auch der Betriebshof.

Die im Jahr 2023 geplanten Fachstellen-Workshops werden weiterhin aktiv durch Höcker Project Managers begleitet, gesteuert und moderiert.

In Vorbereitung für die folgenden Planungsphasen (Entwurfs- und Genehmigungsplanung ab 2024) werden die hierfür innerhalb der Masterplanung erforderlichen Arbeitspakete in der Terminplanung und Projektstrukturplanung berücksichtigt (Anlage 3) und sukzessiv detailliert. Hierzu wirkt Höcker Project Managers bei der Strukturierung der Vergabeverfahren für die folgenden Leistungen mit. Um die Planungen mit Beginn des Jahres 2024 bei entsprechender Beschlusslage des Stadtrates möglichst zeitnah fortführen zu können, müssen aufgrund des erforderlichen Zeitbedarfs für EU-weite Ausschreibungen die Vergabeverfahren idealerweise schon dieses Jahr gestartet, mindestens aber vorbereitet werden (Anlage 4).

Ziel ist es  zur Fortführung des Projektes möglichst ohne Verzögerung bereits im Frühjahr 2024 mit der Entwurfs- und Genehmigungsplanung beginnen zu können, um das Ziel ein Planfeststellungsverfahren Ende 2025 einleiten zu können, zu erreichen.

Der Ausschuss empfiehlt / Der Stadtrat beschließt:

Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

Anlagen:

1. Aufbauorganisation Planungsphase (Leistungsphasen 1 und 2)
2. Projektstruktur
3. Übersicht Terminplan Ergebnis Workshop Kooperative Terminplanung
4. Vorschau Terminplan Leistungsphasen 3 und 4 (Entwurf-, Genehmigungsplanung)
5. Darstellung Trassenabschnitte
6. Klimavorbehalt