Vorlage - VO/23/20113/60
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Sachverhalt:
1.0 Gebäudereinigung: Zahlen, Daten, Fakten
2.1 Aufgaben, Defizite, Herausforderungen Im Sachgebiet Reinigung des Amtes für Gebäudeservice wird sowohl die Eigenreinigung als auch die Fremdreinigung organisiert.
Die Eigenreinigung umfasst insbesondere folgende Aufgabenfelder:
Die Fremdreinigung umfasst insbesondere folgende Aufgabenfelder:
Das Sachgebiet Reinigung befindet sich aktuell in einer umfassenden Konsolidierungsphase. Die andauernde schwierige Situation begründet sich in folgenden Punkten in der Vergangenheit:
- hohe Anzahl an Altverträgen/Rückstau bei Ausschreibungen aufgrund enormen Flächenzuwachses und zahlreicher Interimsvergaben aufgrund kurzfristiger Abrufe - fortlaufende Vertragsanpassungen aufgrund Änderung gesetzlicher Vorgaben (Erhöhung Tariflohn, Änderungen bei Midijob, Erhöhung Zusatzbeitrag Krankenversicherung)
- Vertragsanpassungen aufgrund von Materialpreissteigerungen, erhöhten Energiekosten, auch umfänglich die Eigenreinigung betreffend
- Unterbringung von Flüchtlingen, Umsetzung Rahmenhygieneplan an Schulen
Die grundsätzlich gestellte Aufgabe an das Sachgebiet Reinigung besteht in der Bewerkstelligung einer qualifizierten Gebäudereinigung städtisch genutzter Flächen. Die Gebäudereinigung der Stadt Regensburg trägt aktuell eine umfassende Verantwortung bei einem Ausgabevolumen von rund 10.000.000 € und insgesamt rd. 200 Mitarbeiter/-innen im Bereich der Reinigungskräfte und des Overheads. Dies bedingt einen Rahmen, innerhalb dessen ein zeitgemäßes und effizientes Arbeiten ermöglicht wird. Unabdingbare Bausteine - losgelöst von einer Quoten-Regelung - sind hierfür:
Der Overhead im Sachgebiet Reinigung, welcher für die Steuerung der Eigenreinigung als auch der Fremdreinigung zuständig ist, erlebt derzeit eine Neuausrichtung. Neben der prozessualen Neuausrichtung ist aufgrund des enormen Personalwechsels ein neues Team zu formieren. Von den derzeit neun Mitarbeiter/-innen sind sieben Personen inkl. der Sachgebietsleitung erst seit Ende 2020 Teil des Teams.
2.3 Personalköper Reinigungskräfte Die Folgen des demografischen Wandels wirken sich auch auf den Personalköper der Reinigungskräfte massiv aus. Gemäß der aktuellen Ruhestandsprognose werden in den nächsten 5 Jahren 35 Reinigungskräfte (d.h. knapp 1/5 des heutigen Personalbestands) ausscheiden. Die Nachbesetzung der altersbedingt ausscheidenden Reinigungskräfte ist für sich genommen bereits eine beachtliche Herausforderung.
Auch bei der Gebäudereinigung ist es in den letzten Jahren immer schwieriger geworden, ausreichend geeignetes Personal zu gewinnen. Dies ist eine Entwicklung, die sich nicht nur bei der Stadt Regensburg zeigt. Auch die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) bzw. die dort über dem Vergleichsring angebundenen Kommunen bestätigen diese Entwicklung in den letzten Jahren. Mittlerweile erhalten wir zudem identische Rückmeldungen von den bei uns vertraglich gebundenen Firmen.
Es geht zwar eine durchaus große Anzahl von Bewerbungen ein, jedoch bildet sich dies aus folgenden Gründen nicht in der Anzahl der Einstellungen ab:
In 2022 gingen 119 Bewerbungen ein. Nach Prüfung durch das Personalamt sowie dem Amt für Gebäudeservice wurde 72 Bewerber/-innen ein Auswahlgespräch angeboten. Davon wurden 40 Bewerbungen während des Verfahrens durch die Bewerber/-innen zurückgezogen oder die Eingeladenen erschienen nicht zum Auswahlgespräch. Nach Durchführung der Gespräche wurde 23 Personen ein Vertrag angeboten, wovon lediglich 13 Personen abschließend den Arbeitsvertrag mit der Stadt Regensburg unterzeichnet haben.
Es wird eine wichtige zukünftige Aufgabe sein, weitere und wirksame Maßnahmen zur Personalgewinnung zu entwickeln. Das Amt für Gebäudeservice befindet sich dazu bereits in engem Austausch mit dem Personalamt.
Was gemeinsam mit dem Personalamt bereits auf den Weg gebracht wurde:
Was die nächsten Schritte sind:
Die Arbeitsplätze der Eigenreinigung bei der Stadt Regensburg sind dem ersten Arbeitsmarkt zugeordnet. In der jüngeren Vergangenheit wurden bereits die Einstellungskriterien abgesenkt. Nachdem die Stellen mittlerweile bereits zu Beginn alle unbefristet aufgesetzt sind, ist ein weiteres Absenken der Einstellungskriterien aus fachlicher Sicht nicht mehr verantwortbar. Die Anzahl der Kritikgespräche, der Ermahnungen und auch arbeitsrechtlichen Konsequenzen hat bereits erkennbar zugenommen.
Alle städtischen Reinigungskräfte werden aktuell nach Entgeltgruppe 2 TVöD vergütet. Nachdem mittlerweile der Branchenmindestlohn mehrfach angehoben wurde, reduziert sich das Delta in der Vergütung im Vergleich zu den Reinigungsfirmen immer stärker, was den Wettbewerbsvorteil der Stadt Regensburg als Arbeitgeber kontinuierlich abschmelzen lässt.
Der im Beschluss Nr. VO/18/14205/60 im Bau- und Vergabeausschuss 2018 aufgezeigte Umsetzungsfahrplan zur Erhöhung der Quote konnte bisher nur in Teilen umgesetzt werden und musste zwischenzeitlich ausgesetzt werden. Die Aufgaben und Anforderungen an die Gebäudereinigung haben, wie auch die zu betreuenden Flächen, kontinuierlich zugenommen; gleichzeitig musste das Sachgebiet aufgrund von wiederkehrenden Personalausfällen, zudem über lange Zeitfenster, mit einer unterhälftigen Besetzung zurechtkommen.
Die tatsächliche Reinigungsfläche wächst ständig durch neue Gebäude, Gebäudeerweiterungen und Anmietungen. Die städtisch genutzten Flächen sind in den Jahren 2001-2021 um rd. 35 % angewachsen. Seit Inkrafttreten der Dienstvereinbarung Reinigung (VAO 60.4) im Jahr 2011, die einen tiefen Einschnitt bei der städtischen Gebäudereinigung darstellt, sind die Flächen von rund 390.000 m² auf bis heute rund 495.000 m² angestiegen.
Die Grundlage zur Erhöhung der Eigenreinigungsquote sind die verwaltungsinternen Regelungen in der Dienstvereinbarung Reinigung vom 21.07.2016 gemäß dem nachstehenden Auszug: »Mit Inkrafttreten dieses 1. Nachtrages wird bis auf weiteres der Anteil der Eigenreinigung gegenüber der Fremdreinigung langfristig von bisher 62 v.H. auf 80 v.H. erhöht.« Die Bezugsgröße zur Ermittlung der Eigenreinigungsquote wurde in der VAO 60.4 wie folgt fixiert: »In der Vorbemerkung zu dieser DV wird der Anteil der Eigenreinigung an der tatsächlichen Reinigungsfläche festgelegt.«
Da die Bezugsgröße - die tatsächliche Reinigungsfläche - dynamisch anwächst, muss bereits für ein reines Halten der Quote die Erhöhung der eigengereinigten Flächen fortwährend vorangetrieben werden, losgelöst von einem Ausbau der Eigenreinigungsquote. Es stellt sich die Frage, ob die Quote dauerhaft Bezug auf eine dynamisch anwachsende Größe nehmen soll, oder ob auf das Erreichen einer noch festzulegenden tatsächlichen Reinigungsfläche, oder alternativ auf eine noch festzulegende Zahl an städtischen Reinigungskräften abgestellt werden sollte, um dem Sachgebiet Reinigung mittelfristig eine konstante Grundlage zu schaffen, auf die sich das Handeln fokussierter ausrichten könnte und mehr Planbarkeit gegeben wäre.
Aktuell bewegen sich die Mehrkosten aufgrund von Eigenreinigung im Rahmen von rd. 15 %. Bezugnehmend auf den nachfolgenden Umsetzungsfahrplan wird die Erhöhung der Quote um 15 % von derzeit rd. 65 % auf 80 % Eigenreinigung jährliche Mehrkosten von voraussichtlich rd. 250.000 € bedingen.
3.2 Umsetzungsfahrplan zur Erhöhung der Eigenreinigungsquote Die Eigenreinigungsquote betrug zum Jahresende 2022 64,76 %. Im Hinblick auf die langfristige Erhöhung des Anteils der Eigenreinigung gegenüber einer Fremdreinigung auf 80 % ist die Ablösung der nachstehend aufgelisteten Fremdvergaben durch eigenes Personal sowie die Übernahme von Flächenerweiterungen bereits eigengereinigter Objekte in Eigenreinigung wie folgt beabsichtigt.
In der Berechnung wurden die Maßnahmen aus dem aktuellen IP 2022-2026 bereits berücksichtigt, soweit Daten herbeizuführen waren.
Zum Jahresende 2028, nach Umstellung vorgenannter Objekte, würde damit die Eigenreinigungsquote 80,07 % betragen - nach heutigem Stand. Sollten die Flächen bspw. über neue Anmietungen weiterhin wie in der Vergangenheit zunehmen, müssen die auf Eigenreinigung umzustellenden Flächen wiederkehrend nach oben korrigiert werden, um die anvisierte Quote von 80 % bis 2028 erreichen zu können.
Aufgrund nicht beeinflussbarer Faktoren bzw. sich ändernder Rahmenbedingungen, die bei einem Zeitraum von sechs Jahren nicht ausbleiben, ist ein flexibles Agieren erforderlich, ohne dabei die Erhöhung der Eigenreinigungsquote in Frage stellen zu wollen.
Basierend auf der Ruhestandsprognose und den aufgeführten umzustellenden Objekten sind im Zeitraum von 2023-2028 damit über 60 Teilzeitstellen (EG 2) neu zu schaffen sowie über 100 neue Mitarbeiter/-innen zu gewinnen, zu qualifizieren und zu betreuen. Belange wie eine übliche Fluktuation, Elternzeit oder Langzeiterkrankungen sind in den Zahlen noch unberücksichtigt. Auch der Ausbau des Overheads muss mit dem Ausbau der Eigenreinigung einhergehen, da sich die Betreuung der Eigenreinigung wesentlich zeitintensiver darstellt. Im Bereich der Personaleinsatzplanung wird von einer zusätzlichen Vollzeitstelle (EG 7) ausgegangen, in der Objektbetreuung von zwei weiteren Vollzeitstellen (EG 9a). Der Umfang der Verstärkung des Overheads wird jedoch im Detail zu einem späten Zeitpunkt genauer zu prüfen sein.
Grundsätzliche Voraussetzungen für die Umsetzung sind insbesondere:
Der Fahrplan wurde mit dem aktuellen Kenntnisstand entwickelt. Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass nicht nur die aktuelle Bezugsgröße einer dynamischen Entwicklung unterworfen ist, sondern auch die Abwicklung der Reinigung als solches. Das Bewältigen der sich wiederholenden Flüchtlingskrise, die mehrjährige Pandemie, das Marktgeschehen aufgrund des Ukraine-Krieges - Vorgenanntem musste sich die Gebäudereinigung in den letzten Jahren stellen, alles nicht planbar. Die Priorisierung der Aufgabenerledigung war in diesen Fällen von außen auferlegt.
Bei Bewältigung der genannten Herausforderungen müssen wir uns darüber hinaus einer Weiterentwicklung der Gebäudereinigung bei der Stadt Regensburg stellen. Genannt seien hier die Evaluation der Verwaltungsanordnung 60.4, die Pilotierung von daytime cleaning sowie dem Ausbau des maschinengestützten Reinigens bis hin zu einer Automatisierung. Voraussetzung hierfür ist eine stabile Ausgangssituation, an der bereits von Seiten der Dienststelle intensiv gearbeitet wird, die aber noch nicht gegeben ist.
Der Ausschuss beschließt:
Der Bericht über den Status Quo der städtischen Gebäudereinigung wird zur Kenntnis genommen. |
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