Vorlage - VO/24/20921/60  

Sachverhalt: 

1. Ausgangssituation:

Die vorhandene Medientechnik (Diskussions- und Funkmikrofonanlage) des Sitzungssaales im Neuen Rathaus ist ausgesprochen störanfällig und wartungsintensiv. Die Anlage entspricht seit längerem nicht mehr dem Stand der Technik. In diesem Zusammenhang gibt es mittlerweile auch erhebliche Probleme bei der Ersatzteilbeschaffung. Die Funkmikrofonanlage sendet außerhalb der öffentlich zugeteilten Frequenzbereiche. Die Betreuungsaufwände des Zentralen Sitzungsdienstes in der Anwendung und des Amtes für Gebäudeservice bei der Betriebsführung stellen sich bereits seit mehreren Jahren als außerordentlich unverhältnismäßig dar.

Vom Zentralen Sitzungsdienst wurde ein umfassender Anforderungskatalog im Hinblick auf die funktionalen Erfordernisse sowie eine zeitgemäße Ausrichtung der Medientechnik erstellt, der im Rahmen der Maßnahme nun umgesetzt werden soll. Der Anforderungskatalog beinhaltet unter anderem die Möglichkeit hybrid durchzuführender Sitzungen und eine Aufnahmefunktion als mp3 und mp4. Die Erfordernisse entsprechen den gesetzlichen kommunalrechtlichen Notwendigkeiten gemäß Art. 47 a der Gemeindeordnung, §§ 21 bzw. 23 Abs. 4 a der Geschäftsordnung für den Stadtrat der Stadt Regensburg. Die Medienanlage soll dem Stand der Technik entsprechen und damit funktional optimiert auf die Erfordernisse des Geschäftsgangs ausgerichtet sein. Flexible Zuordnungen innerhalb der Mikrofonanlage, die Einstellung der Redezeiten und eine stabile Bild-Ton-Übertragung in hoher Qualität ist erforderlich.

2. Technische Umsetzung der Medientechnik:

Die Medienanlage besteht aus

• einem Konferenzsystem bestehend aus Mikrofon- und Beschallungsanlage und
• einem Videokonferenzsystem mit eigenem lokalem Server.

Die gesamte Medientechnik wird über eine zentrale Steuerung (Controller) verwaltet.
Untergebracht wird diese gemeinsam mit ihren Hauptkomponenten (Netzteil, Switch, Audioprozessor, Konferenz-Server etc.) in einem 19“ Steuerschrank.

Das neue Videokonferenzsystem wird aus Sicherheitsgründen durch einen hauseigenen Server verwaltet werden. Die übliche Funktionalität des Konferenzsystems im Sitzungssaal ist für die über eine Videokonferenz zugeschalteten Sitzungsteilnehmer ebenso verfügbar. Unter anderem geht es dabei um die Möglichkeiten, an Abstimmungen teilzunehmen und sich in eine Rednerliste einzutragen. Während einer Sitzung wird jeder zugeschaltete Teilnehmer alle im Saal anwesenden Teilnehmer sehen können. Umgekehrt sehen auch die Sitzungsteilnehmer im Saal alle zugeschalteten Teilnehmer.

Die Mikrofonanlage wird über bis zu 60 Teilnehmerstellen verfügen und die Möglichkeit von Abstimmungen und Eintragung in eine Rednerliste ermöglichen. Die Freigabe der Mikrofone ist zentral steuerbar und sie sind einzeln konfigurierbar. Die einzelnen Teilnehmerstellen werden über Ethernet mit dem System verbunden.

Zusätzlich werden kabellose (mobile) Mikrofone vorgesehen, die Präsentationen vor der Leinwand ermöglichen.

Es wird eine Beschallung des Sitzungssaals über 2 Lautsprecherpaare realisiert. Ein Lautsprecherpaar übernimmt die Beschallung des Bereichs der Sitzungsteilnehmer und ein weiteres Lautsprecherpaar die Beschallung der Empore bei öffentlichen Sitzungen. Die Lautsprecher werden über einen entsprechenden Verstärker in Verbindung eines Audio DSP gesteuert bzw. versorgt.

Der vorhandene Beamer wird in das neue System eingebunden.

Die Anbindung des Videokonferenz-Servers erfolgt durch einen eigenen Switch im Technikraum. Die einzelnen Komponenten einschließlich der Diskussionseinheiten werden über ein eigenes Ethernet-Netzwerk verbunden.

Die Sitzungsteilnehmer können sich über ein bestehendes WLAN-Netz mit ihren Tablets oder Mobiltelefonen mit dem Internet verbinden. Dieses Netz wird unabhängig von der Medientechnik im Sitzungsaal betrieben.

Um die Teilnehmerplätze als auch die Plätze der Sitzungsleitung und des Sitzungsdienstes mit Netzspannung zu versorgen, werden im Sitzungssaal die Lage und Anzahl Bodentanks angepasst. Sie werden untereinander mit im Boden eingebrachten Kabelkanälen verbunden und durch eine Unterverteilung versorgt.

Jeder Bodentank wird mit 2 Steckdosen und 4 Ethernet-Ports bestückt. Die Steckdosen werden jeweils einzeln abgesichert (2 Stromkreise je Tank).

Im Rahmen der Erneuerung der Medientechnik werden zudem die abgewirtschafteten Stark- und Schwachstromverteilungen erneuert, so dass die technischen Komponenten

im Rahmen dieser Maßnahme auf neuesten Stand gebracht werden.

3. Kosten:

Auf der Haushaltsstelle 1.0699.96312 werden zusätzliche Haushaltsmittel i.H. v. 480.000 Euro überplanmäßig bereitgestellt; die Deckung erfolgt durch die Sanierungsmaßnahme Neues Rathaus (Minoritenweg 8 + 10) (HHSt. 1.0699.94595).

Die Kosten gliedern sich wie folgt auf:

KG 440 Elektrische Anlagen 45.000,00 €

KG 451 Telekommunikationsanlagen 80.000,00 €

KG 454 Elektroakustische Anlagen 135.000,00 €

KG 455 Audiovisuelle Anlagen 44.500,00 €

KG 457 Datenübertragungsnetze 43.000,00 €

KG 459 Anpassung Boden 15.000,00 €

Bauleistung netto 362.500,00 €

Honorar netto 90.000,00 €

Kosten gesamt netto 452.500,00 €

Kosten gesamt brutto 538.475,00 €

Kostenbedarf gesamt inkl. Nebenleistungen 540.000,00 €

Mittelbereitstellung 480.000 €

Im Rahmen der weiteren Planung wird die Wirtschaftlichkeit in Abstimmung mit den Nutzeranforderungen nochmals überprüft.

Die hierfür benötigten Mittel stehen auf HHSt. 1.0699.96312 zur Verfügung.

4. Ausführungszeitraum:

Die Umsetzung ist in den Sommerferien 2024 geplant.

Der Ausschuss empfiehlt / Der Stadtrat beschließt:

Die Erneuerung der Medientechnik des Sitzungssaales im Neuen Rathaus ist gemäß dem Bericht der Verwaltung und im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel umzusetzen.

Anlagen:

- Klimavorbehalt

- Schema Medientechnik